Những điều doanh nghiệp cần biết về hoá đơn điện tử (phần 2)
Hóa đơn điện tử là thuật ngữ đã không còn xa lạ trong giai đoạn công nghệ số hóa 4.0 như hiện nay. Việc xuất hiện một số những điểm mới đáng lưu ý trong vấn đề chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đã làm cho một số doanh nghiệp gặp không ít khó khăn. Và có thể nói, đây là một vấn đề được nhiều người quan tâm hiện nay chính vì những sai sót xảy ra có thể ảnh hưởng đến lợi ích của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động.
Cũng vì lý do đó, trong bài viết lần này, Mifi mong muốn được chia sẻ đến các bạn những điều mà doanh nghiệp cần biết về hóa đơn điện tử để tránh xảy ra những sai sót không đáng có. Hãy theo chân chúng tôi để tìm hiểu kỹ hơn về vấn đề này nhé!
Bài viết liên quan:
Để thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đúng theo quy định, doanh nghiệp nên tìm hiểu những thông tin trong bài viết sau
6. Hình thức nhận hóa đơn điện tử với bên mua hàng
Trong những câu hỏi xoay quanh vấn đề về việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, luôn luôn lúc nào cũng có những thắc mắc về hình thức nhận hóa đơn điện tử cho bên mua hàng.
Và hình thức đầu tiên được đề cập sẽ là hình thức sử dụng tài khoản mà bên cung cấp đã đưa ra. Loại tài khoản riêng này sẽ được cung cấp trực tiếp khi cả 2 bên có những giao dịch và thỏa thuận hợp tác với nhau. Khi đã được cung cấp tài khoản riêng, bên mua hàng sẽ vào ô Cổng tiếp nhận hóa đơn điện tử để nhận về hóa đơn của mình.
Tiếp đến chính là bằng cách thông qua hộp thư điện tử email của nhà cung cấp. Với phần mềm CyberBill, khách hàng có thể nhận được email có đính kèm hướng dẫn để xem và tra cứu hóa đơn, cùng với đó là thông báo mà hệ thống bên bán sẽ thông báo để khách hàng yên tâm về mức độ uy tín.
Một hình thức nhận hóa đơn điện tử khác nữa chính là bên mua sẽ nhận trực tiếp hóa đơn trên máy chủ của mình. Bằng công cụ Tool giúp tiếp nhận HĐĐT do bên cung cấp trực tiếp cài đặt vào phần mềm hệ thống máy tính của cá nhân.
Hình thức này mang lại sự tiện ích cho các bên liên quan. Và cuối cùng chính là hình thức nhận qua Cổng dịch vụ Services Port, cổng dịch vụ này do bên cung cấp phát hành hóa đơn quán triệt.
7. Chữ ký điện tử và chứng thư số
7.1. Chữ ký điện tử
Chữ ký số điện tử được hiểu là những thông tin kèm theo dữ liệu như: văn bản, hình ảnh, video… nhằm xác định chủ sở hữu của dữ liệu đó, có thể hiểu là con dấu điện tử của doanh nghiệp.
Chứng thư điện tử là một bộ phận cấu thành của hóa đơn điện tử và giúp xác minh hóa đơn điện tử đó có phải là hóa đơn của chủ thể phát hành hay không. Đây như một thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử cung cấp.
Nhờ đó, trong quá trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có thể giúp xác nhận rằng, các cơ quan và tổ chức hoặc cá nhân được chứng nhận là người ký chữ ký điện tử. Chứng thư điện tử dùng để ký hóa đơn điện tử, đảm bảo:
- Hạn chế việc người ký từ chối thực hiện
- Đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử trong quá trình lưu trữ, truyền và nhận.
Chứng chỉ điện tử có ngày hết hạn và cũng có thể bị thu hồi. Nhà cung cấp dịch vụ e-Cert thu hồi.
7.2. Chứng thư số
Đây là một dạng chứng thư điện tử do một tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số. Chứng thư số có thể được coi là một “chứng minh nhân dân” để sử dụng trong môi trường máy tính và Internet.
Qua đó, có thể giúp nhận diện được cá nhân, máy chủ và gắn định danh của một số đối tượng khác bằng một từ khoá công khai (public key). Chứng thư số được cấp bởi các tổ chức có thẩm quyền trong việc cấp chứng thư số và xác nhận định danh. Các nhà cung cấp dịch vụ chứng thực sẽ tạo lập chứng thư số chứa public key và thông tin của người theo tiêu chuẩn X.509.
8. Ký số vào hoá đơn điện tử với bên mua hàng
Những trường hợp mà khách hàng cần ký số vào hóa đơn điện tử
Trong trường hợp bên mua hàng là khách hàng lẻ hoặc cá nhân, thì không cần thiết phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử để kê khai thuế.
Trong trường hợp bên mua hàng là doanh nghiệp, thì các đơn vị kế toán phải sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế. Các loại hồ sơ và chứng từ liên quan đến việc chứng minh quá trình cung cấp hàng hóa và dịch vụ giữa hai bên mua bán như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho thì không cần chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử. (theo quy định của công văn số 2402/BTC-TCT).
Trong trường hợp hóa đơn mua hàng là điện, nước hay viễn thông, hóa đơn vẫn đảm bảo tính pháp lý và được cơ quan Thuế chấp nhận khi khách hàng không có chữ ký từ bên mua và con dấu từ bên bán.
Đối với các trường hợp đặc biệt, khi bên phía người bán xin phép cho người mua, và được cơ quan thuế chấp thuận thì không cần phải ký số vào hóa đơn điện tử.
9. Cách kê khai thuế khi nhận hóa đơn điện tử với người mua
Làm thế nào để người mua kê khai thuế khi nhận hóa đơn điện tử?
Sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ người bán, người mua nên kê khai thuế đúng theo quy trình bình thường đối với các loại hóa đơn giấy. Bên cạnh đó, có thể yêu cầu bên bán cung cấp chữ ký và con dấu khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử để làm chứng từ cho giấy tờ khi vận chuyển hàng và hồ sơ quyết toán thuế.
10. Cách xử lý những sai sót khi hoá đơn đã phát hành và gửi cho người mua
Quy định về việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có những điểm mới mà doanh nghiệp cần chú ý
Với phần này, bạn sẽ được tìm hiểu về một số cách xử lý những sai sót trong quá trình phát hành hóa đơn và gửi cho người mua. Đầu tiên sẽ là trường hợp khi bên cung cấp chưa giao hàng cung ứng dịch vụ hoặc bên mua chưa kê khai thuế.
Với sai sót này cả hai bên mua và bán nên thỏa thuận với nhau để xóa bỏ hóa đơn đã bị sai. Sau đó bên mua sẽ lập hóa đơn mới để thay thế cho hóa đơn điện tử đã sai và gửi cho bên cung cấp cùng với dòng chữ chú thích để thể hiện rằng hóa đơn này là hóa đơn thay thế.
Giai đoạn cuối trong việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn đã sai là lưu trữ vào hệ thống, để thuận lợi cho việc tra cứu và tìm kiếm của cơ quan có thẩm quyền sau này.
Trường hợp thứ hai chính là bên bán đã giao hàng và cung cấp dịch vụ, đồng thời cả hai bên đã kê khai thuế. Với trường hợp này, đầu tiên cả người bán và người mua phải thỏa thuận và lập văn bản có chữ ký đồng thời giải trình những sai sót trên văn bản. Cùng lúc đó bên cung cấp sẽ lập và điều chỉnh những sai sót trên hóa đơn điện tử.
Hóa đơn thay thế này phải được chỉnh sử và ghi rõ lại tất cả các khoản mục theo như mẫu ban đầu. Gồm có giá bán, thuế, số lượng,… Sau đó 2 bên liên quan sẽ dựa vào hóa đơn được điều chỉnh để thay thế mà thực hiện kê khai theo đúng quy định của pháp luật.
Hy vọng rằng những thông tin mà Mifi cung cấp trong bài viết dưới đây, sẽ hữu ích cho doanh nghiệp hơn bao giờ hết trong việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử, hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Bài viết và hình ảnh được tổng hợp bởi Mifi.
Ngày đăng: 13:59:03 01/04/2022
Ngày cập nhật mới nhất: 10:50:34 31/08/2023
