Những điều doanh nghiệp cần biết về hoá đơn điện tử (phần 1)
Gần đây, Tổng cục thuế và Nhà nước đã ban hành một số thông tin cũng như quy định về việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử dành cho một số những doanh nghiệp và tổ chức cá nhân. Và cho đến hiện nay, những thông tin này ngày càng được quan tâm và chú ý đến. Nhưng để quán triệt hiệu quả và thực hiện đúng quy định thì không phải tất cả doanh nghiệp nào cũng làm được.
Để đáp ứng đầy đủ các yếu tố cần thiết cũng như trả lời những thắc mắc mà doanh nghiệp đang phải đối mặt. Mifi đã có những đúc kết và chia sẻ hữu ích thông qua bài viết này, đối với các vấn đề xoay quanh những điều mà doanh nghiệp cần biết về hóa đơn điện tử. Và còn chần chờ gì nữa, hãy theo chân chúng tôi để tìm hiểu về những quy định mới được áp dụng hiện nay nhé!
Bài viết liên quan:
Trong bài viết này, Mifi sẽ giải đáp những thắc mắc của doanh nghiệp trong việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử
1. Mã xác thực của hoá đơn điện tử
Hiểu đơn giản, mã xác thực của hóa đơn điện tử là một yếu tố quan trọng trong việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, do cơ quan thuế ban hành. Theo đó, Tổng cục Thuế sẽ cấp số hóa đơn xác thực và mã xác thực thông qua hệ thống cấp mã. Có hai loại hóa đơn được lưu hành đồng thời, bao gồm:
- Hóa đơn điện tử (được quy định theo thông tư số 32/2011/TT-BTC).
- Hóa đơn điện tử bao gồm mã xác thực (được quy định theo quyết định số 1209/2015/QĐ-BTC).
Doanh nghiệp cần tìm hiểu về mã xác thực của hóa đơn điện tử là gì, đối tượng áp dụng loại hóa đơn này và điều kiện sử dụng ra sao. Cụ thể hơn, khi cơ quan thuế cung cấp mã xác thực, người bán cần phải phải ký trên hóa đơn điện tử. Đối với doanh nghiệp, không cần lập bản tường trình về quá trình sử dụng loại hóa đơn này.
2. Điều kiện cần có để tạo các loại hoá đơn điện tử
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành, các tổ chức khi khởi tạo hóa đơn điện tử cần phải tuân theo các điều kiện sau:
Cần tuân thủ các điều kiện khi khởi tạo hóa đơn điện tử
- Có các chữ ký số điện tử theo quy định hiện hành.
- Là tổ chức kinh tế, hiện đang thực hiện các giao dịch điện tử trong quá trình khai thuế hoặc trong các hoạt động ngân hàng.
- Có địa điểm, đường truyền thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền thông đáp ứng yêu cầu xây dựng, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Có đội ngũ đáp ứng đủ năng lực và trình độ theo yêu cầu khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
- Có phần mềm bán hàng, quản lý khách hàng, cung ứng dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán. Qua đó, có thể bảo đảm dữ liệu hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) hóa đơn tại thời điểm hạch toán.
- Có quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu và lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ, bao gồm:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải tuân thủ hoặc được chứng minh là tương thích với tiêu chuẩn của hệ thống lưu trữ dữ liệu.
- Khi có sự cố về quy trình sao lưu, phục hồi dữ liệu trên hệ thống: phải đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử cho bên vận chuyển thông tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.
3. Điều kiện của tổ chức trung gian cung cấp hóa đơn điện tử
Theo quy định của Thông tư 32/2011/TT-BTC đã đặt ra, các tổ chức trung gian khi cung cấp giải pháp về hóa đơn điện tử cần đáp ứng điều kiện sau:
Làm thế nào để các tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đúng quy định?
- Doanh nghiệp hiện đang hoạt động tại Việt Nam phải có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Là ngân hàng được cung cấp các dịch vụ giao dịch điện tử.
- Có chương trình phần mềm khởi tạo, lập và nhận hóa đơn điện tử. Đảm bảo rằng, hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung yêu cầu.
- Đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp về công nghệ thông tin. Từ đó, sẽ tạo điều kiện trong quá trình trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp và tổ chức.
- Có bộ thiết bị và hệ thống kỹ thuật nhằm đảm bảo việc cung cấp các giải pháp hóa đơn điện tử. Nhờ vậy, sẽ đáp ứng nhu cầu kinh doanh và các yêu cầu pháp lý về lập hóa đơn.
- Có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy cập bất hợp pháp vào môi trường an ninh mạng, các hình thức tấn công nhằm đảm bảo tính bí mật và toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên.
- Xây dựng quy trình và thực hành sao lưu dữ liệu theo hình thức trực tuyến và khôi phục dữ liệu; thực hiện các biện pháp sao lưu để giải quyết các vấn đề liên quan đến khôi phục dữ liệu.
- Cần tìm kiếm giải pháp để lưu trữ kết quả giao dịch giữa hai bên truyền nhận, chẳng hạn như việc lưu trữ hóa đơn điện tử yêu cầu thông tin dữ liệu điện tử phải được lưu trong hệ thống.
- Các tổ chức trung gian phải có văn bản báo cáo đến cơ quan thuế theo định kỳ 6 tháng một lần. Các nội dung báo cáo bao gồm: danh sách doanh nghiệp sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử của tổ chức và số lượng hóa đơn điện tử đã dùng.
4. Thủ tục thông báo phát hành hoá đơn điện tử
Trước khi hoàn thành thủ tục thông báo và sử dụng hóa đơn điện tử vào thực tiễn, doanh nghiệp nên hoàn thiện quá trình đăng ký bao gồm các giai đoạn như khởi tạo mẫu, lập thông báo phát hành và gửi đến cơ quan Thuế theo mẫu,…
Để hoàn thành thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải trải qua 3 giai đoạn. Đầu tiên đó chính là thiết lập thông báo để phát hành hóa đơn điện tử dựa trên Mẫu số 2 được ban hành theo quy định.
Tiếp theo là ra quyết định áp dụng sẽ dựa trên Mẫu số 1 của Thông tư 32. Và cuối cùng là mỗi doanh nghiệp sẽ chủ động thiết kế hóa đơn mẫu theo đúng định dạng và nhu cầu sử dụng của từng cá nhân, theo đúng quy trình khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.
5. Quy định liên khác gì với hoá đơn giấy
Liên hóa đơn là những tờ giống nhau về ký hiệu hóa đơn. Theo như quy định, liên hóa đơn sẽ dùng với mục đích lưu trữ thông tin. Liên được chia thành 2 loại là liên 1 và liên 2. Liên 1 sẽ dùng để xác nhận quá trình cung cấp dịch vụ giữa doanh nghiệp và khách hàng.
Sau đây sẽ là một số những vấn đề phát sinh trong quá trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp gặp phải.
Liên còn lại sẽ dùng để quản lý nội bộ. Ngược lại đối với HĐĐT được hiểu là tập hợp tất cả các thông tin dữ liệu điện tử về quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ. Hóa đơn này sẽ được xử lý trên hệ thống máy tính và lưu dưới dạng PDF và định dạng XML.
Sự khác điện giữa liên hóa đơn và hóa đơn điện tử nằm ở chỗ phương thức lưu trữ dữ liệu. Tức là một bên sẽ sử dụng 2 bản hóa đơn giấy và một bên chỉ sử dụng file dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống.
Bên cạnh đó một điểm khác biệt thứ 2 đó chính là phần ký hiệu mẫu số hóa đơn. Theo như Công văn của Tổng cục thuế có đề cập rằng, ký hiệu của mẫu số phải sử dụng ký tự “0” để thể hiện số liên.
Ngoài ra một số những tỉnh và thành phố không yêu cầu ghi số liên khác “0” trong khi thực hiện kê khai. Chính vì lý hóa đơn điện tử sẽ có điểm khác biệt so với hóa đơn giấy chính là không có liên, các bộ phận Kế toán nên hết sức lưu ý và cẩn trọng.
Trên đây là tất cả những thông tin mà doanh nghiệp của bạn cần biết khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp nên nắm bắt và ghi nhớ những điều kiện quan trọng để không vi phạm pháp luật. Hãy liên hệ với Mifi nếu cần được hỗ trợ thêm.
Bài viết và hình ảnh được tổng hợp bởi Mifi.
Ngày đăng: 13:45:38 01/04/2022
Ngày cập nhật mới nhất: 10:50:52 31/08/2023
