Triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Thực hiện chỉ đạo của Tổng cục Thuế tại công văn số 4517/TCT-DNNCN ngày 05/12/2022 về việc triển khai hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền và công văn số 15461/CTTPHCM-TTHT ngày 12/12/2022 của Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh về việc triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền từ ngày 15/12/2022 trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh. Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh đã tổ chức Hội thảo tập huấn về triển khai HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền với Người nộp thuế vào ngày 12/01/2023.

 

Việc triển khai HĐĐT có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền mang lại những lợi ích thiết thực cho cả người bán và người mua khi thực hiện giao dịch kinh doanh. Người bán chủ động 24/7 trong việc lập hóa đơn khi có phát sinh bán hàng hóa, dịch vụ; xử lý triệt để vướng mắc về độ trễ giữa thời điểm thanh toán và thời điểm lập hóa đơn. Đồng thời, người mua có thể nhận HĐĐT ngay khi thanh toán – tạo điều kiện thuận lợi để người tiêu dùng có được hóa đơn tham gia dự thưởng chương trình “Hóa đơn may mắn”.

 

HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc có chữ ký số; khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế. Đồng thời, chủ động 24/7 trong việc xử lý sai sót phát sinh ngay trên thiết bị của NNT nếu đã được cài đặt phần mềm HĐĐT từ máy tính tiền theo chuẩn của cơ quan thuế.

 

Để công tác triển khai được hiệu quả, Người nộp thuế vui lòng tham khảo tài liệu hướng dẫn về đối tượng và lộ trình triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. (đính kèm)

THAM KHẢO TẠI FILE ĐÍNH KÈM: Tải về máyTÀI LIỆU HD – HĐĐT MTT – NNT.pdf

Tổng quan về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

1. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Các đặc điểm nhận biết chính:

• Không nhất thiết có chữ ký số của người bán.
• Các khoản chi phí mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn này vẫn được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
• Dải ký tự mã của cơ quan thuế trên hóa đơn sẽ là duy nhất cho từng hóa đơn.
• Cuối ngày, người bán phải gửi báo cáo tổng hợp dữ liệu hóa đơn (Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử) cho cơ quan thuế.

2. Lợi ích khi triển khai hóa đơn từ máy tính tiền

Việc áp dụng hóa đơn điện tử kết nối với máy tính tiền mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả doanh nghiệp và người tiêu dùng:

• Chủ động 24/7: Doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn ngay lập tức cho khách hàng bất cứ lúc nào, kể cả ngoài giờ hành chính hay ngày lễ, do không phụ thuộc vào việc cấp mã của cơ quan thuế theo từng hóa đơn.
• Xử lý sai sót linh hoạt: Nếu có sai sót, người bán và người mua có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế ngay tại thời điểm phát hiện.
• Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn giấy.
• Minh bạch & An toàn: Góp phần tạo lập thói quen tiêu dùng văn minh, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và tăng cường tính minh bạch trong kinh doanh.

Tổng hợp các quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

1. Hóa đơn điện tử (HĐĐT) được khởi tạo từ máy tính tiền (MTT) kết nối chuyển dữ liệu điện tử với CQT là gì?

HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế (sau đây gọi tắt là HĐĐT từ máy tính tiền) là HĐĐT có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế bằng phương tiện điện tử.

Và hóa đơn phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

1. Đăng ký sử dụng và đảm bảo nguyên tắc nhận biết được hóa đơn in từ MTT kết nối chuyển dữ liệu điện tử với CQT.
2. Khoản chi mua HHDV sử dụng HĐĐT MTT được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
3. Chuyển dữ liệu HĐĐT có mã của CQT đã khởi tạo từ MTT cho cơ quan thuế.
4. Người bán có trách nhiệm sử dụng dải ký tự mã của CQT cấp khi lập hóa đơn để đảm bảo liên tục và duy nhất.

2. Mã của CQT trên HĐĐT khởi tạo từ MTT.

Mã của cơ quan thuế là dải ký tự bao gồm 23 ký tự.Trong đó 20 ký tự được chia làm 4 nhóm và 3 ký tự là dấu gạch ngang (-). Mã của cơ quan thuế trên HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có thể thiết lập cho nhiều máy tính tiền tại một hoặc nhiều địa điểm kinh doanh, đơn vị phụ thuộc đảm bảo tính duy nhất của từng hóa đơn.

3. Ký hiệu HĐĐT khởi tạo từ MTT. 

1. Mã của CQT (C1C2) thực hiện theo quy định tại Quyết định 1391/QĐ-TCT.
Ví dụ:
• M1 – HĐĐT khởi tạo từ MTT là HĐ GTGT
• M2 – HĐĐT khởi tạo từ MTT là HĐ Bán hàng
2. Ký hiệu hóa đơn thực hiện theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 78/2021/TT-BTC.
Ví dụ:
• 1C23TAA – HĐ GTGT là HĐĐT có mã của CQT
• 1C23MAA – HĐ GTGT là HĐĐT khởi tạo từ MTT

Lưu ý: Đối với các doanh nghiệp đang sử dụng tem, vé, thẻ điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và có sử dụng máy tính tiền thì khi đăng ký sử dụng dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền, doanh nghiệp vẫn sử dụng ký hiệu tem, vé, thẻ theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

Ví dụ:
• Ký hiệu đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng: 5C23GYY
• Ký hiệu đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng: 5C23HYY

Mã cơ quan thuế cấp 5 ký tự định danh NNT theo hình thức tự sinh từ hệ thống HĐĐT không thay đổi để đảm bảo tính duy nhất. Kể cả trường hợp NNT đăng ký thay đổi thông tin hoặc ngừng sử dụng rồi tiếp tục sử dụng.

4. Nhận biết HĐĐT có mã của CQT khởi tạo từ máy tính tiền và HĐĐT có mã của CQT.

HĐĐT có mã của CQT khởi tạo từ máy tính tiền	HĐĐT có mã của CQT
Mã của cơ quan thuế là dải ký tự bao gồm 23 ký tự.	Mã của cơ quan thuế là dải ký tự bao gồm 34 ký tự.
Không bắt buộc có chữ ký số	Bắt buộc phải có chữ ký số của người bán
NNT được cấp một chuỗi gồm 5 ký tự từ hệ thống HĐĐT, định danh NNT và đảm bảo tính duy nhất.	Số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của CQT tạo ra

5. Đối tượng triễn khai áp dụng.

Doanh nghiệp và hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng, có sử dụng máy tính tiền (MTT).

Công văn 15461/CTTPHCM-TTHT có hướng dẫn 4 nhóm đối tượng triển khai HĐĐT có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền giai đoạn 1:

6. Đăng ký, sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.

Doanh nghiệp, Hộ kinh doanh đăng ký và sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Doanh nghiệp, Hộ kinh doanh sử dụng HĐĐT và thuộc đối tượng áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền thì phải thực hiện đăng ký qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT.

Lưu ý: Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ MTT, doanh nghiệp, hộ kinh doanh thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP qua Hệ thống HĐĐT của Tổng cục Thuế, trừ trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

7.  Xử lý HĐĐT khởi tạo từ MTT có sai xót: 

Người nộp thuế nộp mẫu 04/SS- HĐĐT thực hiện theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC

Quy trình triển khai và khởi tạo

hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Bước 1: Lựa chọn và Đăng ký sử dụng

• Lựa chọn nhà cung cấp: Tìm kiếm và lựa chọn một nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín, có hỗ trợ kết nối với máy tính tiền (như Mắt Bão).
• Đăng ký với cơ quan Thuế: Lập tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT) và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Bước 2: Thiết lập và Cài đặt

• Cài đặt phần mềm: Nhà cung cấp sẽ hỗ trợ cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử trên các máy tính tiền của doanh nghiệp.
• Kết nối dữ liệu: Thiết lập kết nối để đảm bảo dữ liệu từ máy tính tiền có thể được chuyển tự động đến phần mềm hóa đơn điện tử và cơ quan thuế.

Bước 3: Khởi tạo và Xuất hóa đơn

1. Thực hiện bán hàng: Nhân viên bán hàng thực hiện thao tác thanh toán trên máy tính tiền như bình thường.
2. In hóa đơn: Máy tính tiền sẽ tự động in ra hóa đơn điện tử đã có mã của cơ quan thuế.
3. Giao cho khách hàng: Hóa đơn được giao ngay cho khách hàng. Thông tin hóa đơn được lưu trữ trên hệ thống điện tử để tra cứu khi cần.

Chi tiết các bước thực hiện tại: 3 bước quy trình khởi tạo hoá đơn điện tử từ máy tính tiền nhanh chóng