Hoá đơn điện tử trên Shopee: Định nghĩa, lợi ích và cách xử lý vấn đề

Hóa đơn điện tử Shopee hiện đang trở thành một phần không thể thiếu trong quá trình mua sắm trực tuyến. Không chỉ giúp người tiêu dùng tiết kiệm thời gian và công sức trong việc lưu trữ chứng từ. Hóa đơn điện tử trên sàn E-com còn mang lại nhiều lợi ích cho cả người mua lẫn người bán. 

Vậy hóa đơn điện tử Shopee hoạt động như thế nào và nó có những ưu điểm gì? Cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Hoá đơn điện tử trên sàn ECom (Thương mại điện tử) là gì?

Hóa đơn điện tử là một dạng hóa đơn được tạo ra và lưu trữ qua phương tiện điện tử, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Nó chứa các thông tin về việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ dưới dạng dữ liệu điện tử. 

Hóa đơn điện tử Ecom có thể được tạo, lập, gửi, nhận và quản lý qua hệ thống máy tính của tổ chức. Đồng thời, được lưu trữ trên máy tính theo đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Định nghĩa hoá đơn điện tử Ecom

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và các đối tượng liên quan tại Việt Nam kể từ ngày 01/7/2022. Trong phiên chất vấn Quốc hội vào chiều 4/6/2024, Thủ tướng Phạm Minh Chính cũng đã chỉ đạo Bộ Tài chính nhanh chóng trình Chính phủ sửa đổi các quy định áp dụng hóa đơn điện tử E-com đối với các giao dịch thương mại điện tử (TMĐT) và livestream.

Hoá đơn điện tử Ecom là hoá đơn ghi nhận doanh thu của sàn từ người bán

Trong thời gian tới, khi bán hàng trên các sàn TMĐT, các doanh nghiệp sẽ phải xuất hóa đơn Ecom để đối chiếu với từng đơn hàng bán ra trên sàn. Vì vậy, các nhà kinh doanh trực tuyến cần hiểu rõ các quy định về thuế và hóa đơn điện tử để chủ động thực hiện nghĩa vụ pháp lý, tránh bị phạt và truy thu những khoản thuế đáng kể, như trường hợp mà nhiều người bán hàng đang gặp phải.

Quy định về hoá đơn điện tử trên sàn ECom

Trước đây, theo quy định cũ, các doanh nghiệp khi xuất hóa đơn Ecom phải đóng mức phí 1.000 VNĐ/hóa đơn. Điều này đã tạo ra gánh nặng tài chính lớn đối với doanh nghiệp, làm tăng chi phí hoạt động và gây khó khăn trong việc quản lý hóa đơn và thuế.

Tuy nhiên, kể từ tháng 7/2023, với việc áp dụng luật mới, chi phí cho việc xuất hóa đơn đã được giảm đáng kể, mang lại lợi ích rõ rệt cho doanh nghiệp. Theo quy định mới, các doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với mức phí chỉ từ 100 – 300 VNĐ/hóa đơn. Điều này không chỉ giúp giảm bớt gánh nặng chi phí mà còn đảm bảo việc tự động hóa quy trình xuất hóa đơn. Đồng thời tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành.

Dù vậy, quy định mới này chỉ áp dụng cho một số ngành nghề đặc thù và các doanh nghiệp có lượng đơn hàng lớn. Các doanh nghiệp thuộc các ngành này sẽ được phép sử dụng mức phí ưu đãi này. 

Ngoài ra, có một số yêu cầu quan trọng mà các doanh nghiệp cần lưu ý: doanh nghiệp phải xuất hóa đơn riêng biệt cho từng đơn hàng, không được phép xuất gộp hóa đơn. Hóa đơn cũng phải được phát hành trong cùng ngày giao dịch, không được để qua ngày hôm sau. Điều này giúp tăng tính minh bạch và dễ dàng kiểm soát quy trình thuế của các doanh nghiệp.

Xem thêm >>> Tất tần tật thông tin về hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền <<<

Hoá đơn điện tử trên Shopee là gì?

Hóa đơn điện tử trên sàn Ecom Shopee là một loại chứng từ thanh toán được phát hành dưới dạng điện tử thay vì hóa đơn giấy truyền thống. Sau khi người mua hoàn tất giao dịch trên Shopee, hệ thống của nền tảng sẽ tự động tạo ra hóa đơn điện tử và gửi trực tiếp tới tài khoản của người mua hoặc người bán. 

Hóa đơn điện tử này chứa đầy đủ các thông tin liên quan đến giao dịch, bao gồm số tiền thanh toán, thông tin về sản phẩm, mã số thuế của người bán và các thông tin cần thiết khác để phục vụ cho việc kê khai thuế hoặc lưu trữ tài liệu. Điều này giúp quy trình thanh toán trở nên nhanh chóng, tiện lợi và chính xác hơn. Giúp giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ truyền thống, phù hợp với xu hướng chuyển đổi số hiện nay.

Hoá đơn điện tử Shopee là hoá đơn ghi nhận doanh thu trên Shopee từ người bán

Thời điểm người bán nhận hoá đơn từ Shopee

Người bán chỉ cần thực hiện đăng ký một lần duy nhất để nhận hóa đơn từ Shopee. Thời gian đăng ký để nhận hóa đơn điện tử được quy định như sau:

• Đăng ký trước 0h ngày 1 của tháng: Từ ngày 20 của tháng đó, Shopee sẽ gửi hóa đơn VAT của tháng trước đó cho người bán.
• Đăng ký sau 0h ngày 1 của tháng: Từ ngày 20 tháng đó, Shopee sẽ gửi hóa đơn VAT của tháng đó cho người bán.

Thời điểm người bán cần xuất hoá đơn cho người mua

Hiện tại, chưa có quy định cụ thể về thời điểm phải xuất hóa đơn cho người mua. Tuy nhiên, thường thì thời điểm xuất hóa đơn được xác định theo thời điểm bàn giao hàng hóa. 

Cụ thể, theo công văn 4787/CT-TTHT: Trong trường hợp doanh nghiệp bán hàng trên sàn thương mại điện tử, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa, theo quy định tại Khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Trên thực tế, cơ quan thuế thường căn cứ vào thời điểm giao hàng cho đơn vị vận chuyển hoặc khi giao hàng thành công cho khách hàng. Thời điểm được ghi nhận sẽ giống như trên hệ thống của sàn thương mại điện tử.

Các loại phí được xuất hoá đơn

Shopee sẽ xuất hóa đơn cho tất cả các khoản phí dịch vụ mà người bán phải trả, theo đúng quy định của pháp luật. Các loại phí này bao gồm:

• Phí thanh toán dành cho người bán
• Phí cố định dành cho người bán thuộc Shopee Mall
• Phí cố định dành cho người bán không thuộc Shopee Mall
• Phí yêu cầu thanh toán từ số dư tài khoản Shopee của người bán
• Các loại phí dịch vụ khác dành cho người bán

Các phí này sẽ được tính vào hóa đơn điện tử mà Shopee phát hành cho người bán, giúp đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ đầy đủ các quy định thuế.

Quy định về số tiền in trên hoá đơn điện tử

Bán hàng trên các sàn thương mại điện tử như Shopee có một cơ chế vận hành đặc thù. Shopee chủ yếu đóng vai trò là nền tảng môi giới, cho thuê gian hàng và thu tiền phí vận chuyển, chứ không phải là đơn vị trực tiếp bán hàng. Do đó, khi xuất hóa đơn, người bán cần lưu ý một số điểm quan trọng.

Giá trị trên hóa đơn sẽ là giá trị đơn hàng niêm yết, chưa bao gồm phí phải trả cho sàn thương mại điện tử. Thông tin người mua trên hóa đơn là của khách hàng tiêu dùng cuối cùng, không phải thông tin của công ty quản lý sàn thương mại điện tử. 

Quy định về số tiền ghi trên hoá đơn điện tử Ecom Shopee

Các hóa đơn này sẽ được kê khai thuế đầy đủ như các giao dịch bán hàng thông thường, giúp đảm bảo tính hợp lệ và đúng quy định về thuế.

Đọc ngay >>> Hướng dẫn 3 bước xuất hoá đơn điện tử trên sàn Shopee nhanh chóng cho doanh nghiệp <<<

Lợi ích của hóa đơn điện tử cho người bán trên Shopee và sàn E-com

Hóa đơn điện tử Ecom giúp Shopee tối ưu quy trình, giảm sai sót trong việc phát hành hóa đơn và đảm bảo sự minh bạch, tiện lợi cho cả người mua và người bán. Hóa đơn điện tử cũng dễ dàng lưu trữ, tra cứu và sử dụng cho mục đích kê khai thuế, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng. Cụ thể:

Lợi ích của hoá đơn điện tử Ecom Shopee

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Sử dụng hóa đơn giấy tốn nhiều chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ. Theo khảo sát từ Tổng cục Thuế, chi phí cho mỗi tờ hóa đơn tự in lên tới 2.500 đồng. Trong khi hóa đơn Ecom chỉ có mức giá từ 300 đồng mỗi tờ và không phát sinh chi phí vận chuyển hay lưu trữ. 

Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 80% chi phí. Bên cạnh đó, thời gian giao nhận hóa đơn cũng được rút ngắn. Chỉ mất vài phút thay vì vài ngày, nhờ vào quy trình tự động hóa và khả năng truy cập mọi lúc, mọi nơi có kết nối internet.

Giảm thiểu các thủ tục hành chính thuế

Hóa đơn điện tử Ecom giúp doanh nghiệp giảm thiểu các thủ tục hành chính thuế. Thay vì phải in ấn, ký tên, đóng dấu và gửi hóa đơn giấy, toàn bộ quy trình sẽ được thực hiện trực tuyến. Dữ liệu hóa đơn tự động kết nối với cơ quan thuế, giúp tăng tốc độ kê khai thuế, giảm sai sót và làm việc với thuế trở nên minh bạch hơn.

Đơn giản hóa các quy trình khởi tạo hoá đơn

Hóa đơn Ecom giúp tự động hóa toàn bộ quy trình từ lập, phát hành, lưu trữ cho đến kê khai thuế. Doanh nghiệp chỉ cần vài cú nhấp chuột để lập và gửi hóa đơn, đồng thời hóa đơn được lưu trữ điện tử, dễ dàng truy xuất khi cần. Dữ liệu thuế cũng được tự động liên kết và gửi tới cơ quan thuế, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

Chống gian lận hoá đơn

Hóa đơn điện tử Shopee gần như không thể bị làm giả, giúp giảm thiểu sai sót như ghi sai tên, địa chỉ hay mã số thuế – những lỗi thường gặp ở hóa đơn giấy. Nhờ tính năng tự động hóa và hệ thống kiểm tra chặt chẽ, hóa đơn điện tử đảm bảo độ chính xác cao. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh phiền toái khi cần chỉnh sửa.

So sánh hoá đơn điện tử trên Shopee với các sàn thương mại điện tử khác

Để bạn có cái nhìn tổng quan hơn, chúng tôi sẽ thực hiện so sánh các khía cạnh trong việc xuất hoá đơn điện tử trên Shopee với các sàn thương mại điện tử khác. Cụ thể:

	Shopee	Tiki	Lazada
Thời gian xuất hoá đơn	Hóa đơn Ecom được phát hành ngay khi giao dịch hoàn tất và người mua yêu cầu hóa đơn. Thời gian xuất hóa đơn khá nhanh, thường là ngay trong ngày giao dịch hoặc sau khi giao hàng thành công.	Tiki thường xuất hóa đơn ngay sau khi giao dịch thành công. Tuy nhiên, đôi khi có sự chênh lệch nhỏ trong thời gian xuất hóa đơn, đặc biệt khi có yêu cầu đặc biệt từ người bán.	Lazada cũng phát hành hóa đơn điện tử ngay sau khi đơn hàng được hoàn tất và thanh toán thành công. Thời gian xuất hóa đơn cũng tương tự Shopee, nhanh chóng và tự động.
Phí xuất hóa đơn	Shopee không thu phí riêng biệt cho việc xuất hóa đơn điện tử. Phí liên quan đến thuế hay các khoản phí khác được xử lý trong phần phí bán hàng và thanh toán.	Tiki không thu phí phát hành hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, như các sàn thương mại điện tử khác, người bán sẽ phải chịu phí dịch vụ cho việc duy trì gian hàng và các dịch vụ khác liên quan đến bán hàng.	Lazada cũng không thu phí xuất hóa đơn điện tử riêng biệt. Tuy nhiên, người bán sẽ phải chịu các chi phí liên quan đến việc duy trì gian hàng và các dịch vụ phụ trợ.
Tính năng hỗ trợ và quản lý hóa đơn	Shopee cung cấp tính năng quản lý hóa đơn điện tử khá đơn giản trong phần quản lý đơn hàng. Người bán có thể xem và tải hóa đơn bất kỳ lúc nào thông qua tài khoản người bán. Hóa đơn cũng được lưu trữ lâu dài, thuận tiện cho việc kiểm tra và báo cáo thuế.	Tiki cung cấp một tính năng tương tự, giúp người bán truy cập và tải về hóa đơn điện tử từ hệ thống của mình. Hóa đơn điện tử trên Tiki được lưu trữ lâu dài và có thể dễ dàng tra cứu trong phần quản lý tài khoản người bán.	Lazada cũng hỗ trợ người bán và người mua truy cập vào các hóa đơn điện tử của mình qua trang quản lý đơn hàng. Hóa đơn điện tử của Lazada có thể được tải về và lưu trữ lâu dài. Lazada còn cung cấp các công cụ báo cáo thuế cho người bán để dễ dàng quản lý thuế.

Các vấn đề thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử Ecom trên Shopee

Trong quá trình khởi tạo hóa đơn Ecom từ Shopee, bạn có thể gặp phải một số vấn đề như trễ hạn hoặc sai sót trên hóa đơn. Dưới đây là một số lỗi phổ biến và cách xử lý, cũng như những vấn đề có thể gây ra phạt từ cơ quan thuế:

Shopee xuất hoá đơn điện tử trễ hạn

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn là khi quyền sở hữu và quyền sử dụng hàng hóa được chuyển giao cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Tuy nhiên, quy trình bán hàng trên sàn TMĐT có sự khác biệt so với mua hàng thông thường, khiến việc xuất hóa đơn bị trễ. 

Trong trường hợp này, bạn cần liên hệ với Shopee để giải quyết vấn đề và đảm bảo việc lập hóa đơn Ecom đúng thời gian quy định.

Xuất sai số tiền trên hoá đơn điện tử Shopee

Một lỗi thường gặp là xuất sai số tiền trên hóa đơn, do người bán không hiểu rõ quy định hoặc hệ thống tự động của Shopee xuất hóa đơn theo giá thực nhận (giá sau chiết khấu). Điều này khiến số tiền trên hóa đơn không phản ánh đúng giá trị thực tế của sản phẩm.

Cách khắc phục:

• Liên hệ với Shopee: Báo lỗi cho bộ phận hỗ trợ của Shopee (qua trung tâm trợ giúp hoặc email) để thông báo sai sót. Shopee sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý hoặc hỗ trợ sửa hóa đơn.
• Sửa hóa đơn: Nếu sai sót nghiêm trọng, bạn có thể yêu cầu hủy hóa đơn sai và phát hành lại hóa đơn điện tử với số tiền đúng (chưa chiết khấu cho sàn). Điều này phải được thực hiện trong thời gian quy định và có sự đồng ý từ Shopee.
• Đề nghị xuất lại hóa đơn sửa đổi: Nếu hệ thống tự động xuất hóa đơn sai, bạn có thể yêu cầu Shopee phát hành lại hóa đơn đã sửa đổi. Nếu không, bạn sẽ phải làm thủ tục xuất hóa đơn điều chỉnh và gửi cho khách hàng.
• Ghi nhận và điều chỉnh trong báo cáo thuế: Nếu hóa đơn sai đã được phát hành và không thể hủy, bạn cần điều chỉnh lại trong báo cáo thuế để báo cáo đúng giá trị thực tế, tránh bị phạt thuế.
• Kiểm tra lại hệ thống: Để tránh sai sót tương tự trong tương lai, bạn nên kiểm tra lại các thông tin trên hệ thống trước khi hóa đơn được xuất. Việc này giúp đảm bảo số tiền trên hóa đơn luôn chính xác.

Giải đáp thắc mắc về khởi tạo hoá đơn điện tử trên Shopee

Ai sẽ chịu trách nhiệm xuất hóa đơn cho hàng hóa, dịch vụ trên Shopee?

Hàng hóa và dịch vụ trên Shopee do Nhà bán hàng (NBH) và Nhà cung cấp dịch vụ trực tiếp cung cấp cho Người mua. Căn cứ theo Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, Người bán có nghĩa vụ lập hóa đơn để giao cho Người mua.

Do đó, Nhà bán hàng đăng ký kinh doanh trên Shopee là chủ thể chịu trách nhiệm xuất hóa đơn cho người mua.

Shopee có xuất hóa đơn thay cho Nhà bán hàng hay không?

Theo Nghị định 52/2013/NĐ-CP về Thương mại điện tử, Shopee chỉ là đơn vị cung cấp nền tảng thương mại điện tử, không trực tiếp bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ cho người mua. Vì vậy, Shopee không chịu trách nhiệm xuất hóa đơn thay cho Nhà bán hàng hoặc Nhà cung cấp dịch vụ trên sàn Shopee.

Có cần phải xuất hoá đơn điện tử Ecom cho toàn bộ đơn hàng trên Shopee hay không?

Việc xuất hóa đơn điện tử Ecom cho tất cả các đơn hàng trên Shopee là hoàn toàn hợp lý và thực tế được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Dưới đây là lý do tại sao doanh nghiệp cần xuất hóa đơn cho toàn bộ đơn hàng:

• Tuân thủ quy định thuế: Theo quy định của pháp luật Việt Nam, các doanh nghiệp cần xuất hóa đơn điện tử để kê khai thuế đúng hạn, kể cả đối với các giao dịch trên sàn TMĐT như Shopee. Xuất hóa đơn cho tất cả đơn hàng giúp doanh nghiệp quản lý thuế hiệu quả hơn.
• Tối ưu quy trình quản lý thuế: Việc xuất hóa đơn cho toàn bộ đơn hàng giúp đơn giản hóa quá trình báo cáo thuế và tránh gặp vấn đề với cơ quan thuế khi kiểm tra.
• Chứng minh nguồn thu nhập và chi phí: Xuất hóa đơn cho tất cả đơn hàng giúp doanh nghiệp chứng minh được nguồn thu nhập và chi phí phát sinh, từ đó tránh các tranh chấp thuế và đảm bảo minh bạch trong kinh doanh.

Với việc áp dụng hóa đơn điện tử E-com, Shopee không chỉ tạo ra một môi trường giao dịch thuận tiện cho người tiêu dùng mà còn mang lại nhiều lợi ích lớn cho người bán. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp người bán tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn và quản lý dễ dàng hơn. 

Đồng thời, Shopee cũng có thể tối ưu hóa quy trình thuế và hỗ trợ người bán tuân thủ các quy định pháp lý. Chính những lợi ích này giúp Shopee tiếp tục khẳng định vị thế vững mạnh trong ngành thương mại điện tử tại Việt Nam.

Matbao-invoice tự hào mình là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử cho các chủ doanh nghiệp kinh doanh trên sàn Ecom/ thương mại điện tử uy tín hàng đầu hiện nay. Chúng tôi không chỉ cung cấp giải pháp toàn diện mà còn đáp ứng tính linh hoạt. Đội ngũ nhân viên luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ khi khách hàng gặp khó khăn.

Những ưu điểm khi sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử từ Matbao-invoice:

• Hệ thống cho phép xuất hóa đơn liên tục trong 10s
• Miễn phí khởi tạo cho khách hàng mới
• Tự động đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận
• Tự động tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử
• Tích hợp phần mềm bán hàng, quản trị phổ biến

Giải pháp hoá đơn điện tử trên sàn Ecom Shopee từ Matbao-invoice

Liên hệ ngay với Matbao-invoice qua các cách sau để được hỗ trợ tốt nhất:

Văn phòng miền Nam

• 12A – đường Núi Thành – P.13 – Q.Tân Bình – TP HCM
• Hotline: (028) 9999 9989

Văn phòng miền Bắc

• Tầng 8 – Tòa nhà 381 Đội Cấn – Ba Đình – Hà Nội
• Hotline: (024) 9999 9989

Support 24/7

• (028) 9999 9989