Hóa đơn điện tử bán hàng là gì? Tìm hiểu quy định và cách đăng ký hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử bán hàng rất quan trọng và đã được áp dụng trong ngành. Nó là một phần không thể tách rời của sự hiện đại hóa quản lý tài chính và giao dịch. Được biết đến như một hình thức tài liệu chuyển đổi từ phiên bản giấy truyền thống sang phiên bản điện tử.

>>>Xem thêm: Lưu ý thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp<<<

Hóa đơn điện tử không chỉ đơn thuần là một công cụ để ghi chép giao dịch mua bán. Mà còn là một công cụ đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quá trình kinh doanh. Trong bài viết dưới đây, cùng mình tìm hiểu thêm về loại hóa đơn điện tử bán hàng là gì nhé.

Hóa đơn điện tử bán hàng là gì?

Trước hết, chúng ta phải hiểu hóa đơn điện tử không chỉ là tờ giấy hóa đơn. Mà nó đại diện cho một loạt các thông tin quan trọng. Từ thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ, giá trị giao dịch, đến thông tin về khách hàng và ngày giao dịch.

Mẫu hóa đơn điện tử bán hàng

>>>Xem thêm: Tầm quan trọng của hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp F&B<<<

Điều quan trọng hơn nữa, hóa đơn điện tử thường đi kèm với các phương tiện bảo mật. Điển hình như chữ ký số và mã xác thực. Giúp đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và sự xác thực của các giao dịch.

Ngành bán hàng đã thấy lợi ích rõ rệt từ việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Việc này không chỉ giúp giảm thiểu lượng giấy tiêu thụ, bảo vệ môi trường. Mà còn tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý tài chính.

Và theo dõi các giao dịch. Hóa đơn điện tử cũng tạo ra một trải nghiệm thuận lợi cho khách hàng. Cho phép họ dễ dàng truy cập và lưu trữ các thông tin giao dịch một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Hóa đơn điện tử bán hàng hoạt động như thế nào?

Các doanh nghiệp thu được lợi ích lớn nhất từ hóa đơn điện tử. Khi nó được tích hợp vào phần mềm kế toán hoặc hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) của họ.

Việc tích hợp này cho phép các công ty tự động hóa nhiều hoặc thậm chí tất cả các bước xử lý hóa đơn. Giả sử một công ty thường gửi hóa đơn. Cho khách hàng sau khi giao đơn đặt hàng cho họ. Hệ thống ERP có thể tự động tạo và gửi hóa đơn tại thời điểm đó.

Tích hợp vào hóa đơn điện tử bán hàng

>>>Xem thêm: Top 5 giải pháp quản lý hoá đơn điện tử an toàn, hiệu quả nhất<<<

Mà không yêu cầu nhập dữ liệu bổ sung. Sử dụng thông tin theo đơn đặt hàng của khách hàng. Vì những hóa đơn đó ở định dạng kỹ thuật số có cấu trúc nên khách hàng. Nhận hóa đơn có thể nhập trực tiếp chúng vào ứng dụng kinh doanh của họ.

Sau đó, phần mềm kinh doanh của khách hàng có thể tự động hóa quá trình xử lý hóa đơn. Bao gồm các bước quan trọng để khớp thông tin trong hóa đơn. Với đơn đặt hàng ban đầu và với hàng hóa đã nhận. Nếu mọi thứ khớp, khách hàng sẽ thanh toán hóa đơn.

Một hóa đơn điện tử phải sẽ cung cấp nội dung sau

Trung bình một hóa đơn điện tử sẽ phải cung cấp các thông tin cơ bản như sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn. Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán.
• Tên, địa chỉ, (mã số thuế nếu có) người mua.
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ. Thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.
• Chữ ký số điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn.
• Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài. Thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) . Hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Quy định trong việc sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng

Hiện nay, đã có quy định trong việc sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng. Thế nên, điều này sẽ rất cần thiết cho các chủ cửa hàng hay doanh nghiệp. Cần phải cập nhập hêm thông tin khi sử dụng loại hóa đơn này nhé.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử trong bán hàng hóa, dịch vụ theo Điều 91 Luật Quản lý thế 2019 như sau:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử chứng thực khi bán hàng hóa. Dịch vụ của mình không phân biệt giá trị từng lần bán. Trừ trường hợp quy định tại Khoản 2 và Khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019.
• Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực điện, dầu khí, bưu chính viễn thông, cấp nước sạch, tín dụng, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, siêu thị, thương mại, vận tải hàng không/đường bộ/đường sắt/đường biển/đường thủy nội địa.

Các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh đã, đang. Hoặc sẽ thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan thuế. Phát triển hạ tầng công nghệ thông tin, có phần mềm kế toán, phát hành, truy cập, lưu trữ hóa đơn điện tử.

Và bảo đảm truyền tải dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và cơ quan thuế được sử dụng. Hóa đơn điện tử không xác thực khi bán hàng hóa, dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán.

Trừ trường hợp rủi ro cao về thuế theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Hoặc có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử chứng thực.

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trong các trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 51 Luật Quản lý thuế 2019. Và các trường hợp xác định được doanh thu từ bán hàng hóa. Dịch vụ có thể sử dụng hóa đơn điện tử chứng thực.
• Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Không đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử chứng thực. Theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh, tổ chức khác có nhu cầu cung cấp hóa đơn điện tử cho khách hàng. Cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có xác thực riêng cho trường hợp bán lẻ. Nhưng phải kê khai, nộp thuế trước khi lập hóa đơn điện tử.

Đăng ký hóa đơn điện tử bán hàng ở đâu?

Hiện nay có nhiều đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử bán hàng cho doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ. Đặc biệt trong đó có đơn vị Matbat chúng tôi chuyên cung cấp các dịch vụ về hóa đơn điện tử. Với quy trình đăng ký nhanh gọn, dễ dàng và tiết kiệm thời gian cho người đăng ký. Không chỉ về hóa đơn bán hàng, mà còn nhiều ngành nghề khác mà các bạn có thể liên hệ theo thông tin bên dưới.

KẾT LUẬN

Sự chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử bán hàng không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian mà còn thúc đẩy quá trình kinh doanh trở nên hiệu quả hơn. Đừng để lạc lõng trong cuộc cách mạng số hóa này, hãy nắm vững thông tin và bắt đầu chuyển đổi hóa đơn của bạn ngay hôm nay để mở ra một tương lai kinh doanh thịnh vượng và tiện lợi.