Những Điều Kiện Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Mà Doanh Nghiệp Cần Đáp Ứng

Không phải đơn vị nào cũng đều có thể sử dụng hóa đơn điện tử. Trước hết, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Hóa đơn điện tử là một hình thức hóa đơn có quá trình khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn đều được thực hiện bằng các phương tiện điện tử, thay cho hình thức viết tay và lưu trữ thủ công như trước đây.

Để khởi tạo loại hóa đơn này, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật. Trong bài viết sau, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu doanh nghiệp cần đáp ứng những điều kiện gì và cần làm những gì để đưa hóa đơn điện tử vào sử dụng.

Lợi ích hóa đơn điện tử đem lại cho người sử dụng?

Sự ra đời của hóa đơn điện tử đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và các bên quản lý

Dù đã được đưa vào sử dụng từ năm 2011, nhưng chỉ đến khoảng thời gian gần đây, đặc biệt là sau Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử thì loại hóa đơn “kiểu mới” này mới được sử dụng rộng rãi.

Sự thay đổi từ hình thức viết hóa đơn truyền thống sang hóa đơn điện tử đã nhanh chóng thể hiện những ưu điểm vượt trội, cụ thể như:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí đặt in, vận chuyển, lưu trữ và bảo quản hóa đơn
• Đảm bảo tính an toàn và bảo mật các thông tin của doanh nghiệp
• Thuận tiện cho kế toán viên trong quá trình hạch toán, đối chiếu sổ sách, dữ liệu kế toán
• Giảm thiểu các thủ tục hành chính phức tạp khi thực hiện trên hóa đơn giấy
• Giảm rủi ro mất mát, rách, cháy… trong quá trình lưu trữ và bảo quản hóa đơn
• Đa dạng các phương thức nhận/gửi hóa đơn cho người mua hàng thông qua các phương tiện trực tuyến.

6 điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần đáp ứng

Doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn điện tử cần thỏa mãn 6 điều kiện theo khoản 2 điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC, bao gồm:

Có giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế hoặc hoạt động ngân hàng

Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử đầu tiên là doanh nghiệp cần có hoạt động khai – nộp thuế trực tuyến

Để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp bạn cần có đủ điều kiện và đang giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế hoặc các hoạt động với ngân hàng.

Như vậy, công ty bạn sẽ đáp ứng được điều kiện này nếu có 1 trong 2 hoạt động sau:

• Đang thực nộp tờ khai thuế qua mạng và nộp thuế điện tử
• Có thực hiện giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng bằng tài khoản công ty. Ví dụ: Chuyển khoản qua Internet Banking.

Có cơ sở vật chất và trang thiết bị phù hợp

Doanh nghiệp cần có cơ sở vật chất và trang thiết bị phù hợp để thực hiện các thao tác liên quan đến hóa đơn điện tử như khởi tạo, chỉnh sửa, lập, xuất, gửi hóa đơn…

Cụ thể, doanh nghiệp cần có địa điểm làm việc thực tế, có kết nối đường truyền tải thông tin như mạng internet, các thiết bị truyền tin như máy tính bàn, laptop và các thiết bị điện tử liên quan.

Có đội ngũ nhân sự đủ trình độ

Nhân sự đủ trình độ là 1 trong 6 yếu tố để đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần có đội ngũ nhân lực được đào tạo, đủ trình độ để thực hiện khởi tạo, lập, chỉnh sửa và thực hiện các thao tác khác để sử dụng hóa đơn điện tử. Đồng thời, họ cũng cần có khả năng xử lý những tình huống phát sinh trong quá trình sử dụng dịch vụ.

Sở hữu chữ ký điện tử đúng quy định 

Doanh nghiệp cần mua và sử dụng chữ ký số hợp lệ từ các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số theo quy định của pháp luật.

Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ phù hợp kết nối với phần mềm kế toán

Để đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử này, doanh nghiệp sẽ cần mua và sử dụng phần mềm của các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.

Có hệ thống lưu trữ và quy trình sao lưu, phục hồi dữ liệu

Doanh nghiệp cần có hệ thống và quy trình lưu trữ dữ liệu đáp ứng chất lượng lưu trữ

Các yếu tố về mặt hệ thống, kỹ thuật sao lưu, phục hồi dữ liệu thường sẽ do bên cung cấp phần mềm hóa đơn thực hiện và hướng dẫn lại cho nhân sự phụ trách.

Có thể thấy, đa số các doanh nghiệp đang hoạt động đều có những yếu tố cơ bản để đáp ứng các điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử như nhân sự đủ năng lực, hệ thống mạng internet, máy tính, chữ ký số, khai và nộp thuế qua mạng…

Các điều kiện còn lại sẽ do bên cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử chịu trách nhiệm xem xét và thực hiện.

Hướng dẫn các bước đưa hóa đơn điện tử vào sử dụng

Khi xác định mình có đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau để đưa hóa đơn điện tử vào sử dụng:

Bước 1: Xác định nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử

Tại thời điểm hiện tại, doanh nghiệp vẫn sẽ phát hành hóa đơn điện tử theo quy định của thông tư 32/2011/TT-BTC. Tuy nhiên, từ 1/11/2020, khi thông tư 32 hết hiệu lực, doanh nghiệp sẽ chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử loại mới theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP hay thông tư 68/2019/TT-BTC. Do đó, bạn cần ước lượng số hóa đơn doanh nghiệp mình xuất ra mỗi tháng là khoảng bao nhiêu để đặt mua đủ dùng, tránh lãng phí.

Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín

Một phần mềm hóa đơn điện tử tốt cần có tính bảo mật dữ liệu cao

Sau khi xác định nhu cầu sử dụng của mình, bạn cần tìm một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín để mua phần mềm. Có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ này với các mức giá khác nhau, nhưng để chọn mua một phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp, bạn cần lưu ý các điểm sau:

• Phần mềm phải đáp ứng đầy đủ tính năng như khởi tạo phát hành, lập, chỉnh sửa… hóa đơn điện tử, đồng thời tích hợp đồng bộ với các nghiệp vụ liên quan khác
• Phần mềm phải đảm bảo đầy đủ tính pháp lý, cập nhật theo hướng dẫn mới nhất của Bộ Tài Chính
• Phần mềm phải có tính bảo mật cao, đồng thời đảm bảo tính sao lưu, phục hồi dữ liệu nhanh chóng

Bước 3: Ra quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Các tổ chức ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử. 

Văn bản này DN-TCKT gửi qua cổng thông tin của Cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này. (Theo Mẫu số 01 Phụ lục của Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung của hóa đơn điện tử).

Bước 4: Làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp gửi hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan quản lý trực tiếp chậm nhất 2 ngày trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.

Trên đây là các điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và quy trình cần nắm để đưa loại hóa đơn này vào sử dụng. Doanh nghiệp hãy nhanh chóng hoàn thành các điều kiện trên để sớm phát hành hóa đơn theo quy định của pháp luật.