Cách xử lý mất hóa đơn cho các doanh nghiệp mới nhất 2022

Tình huống mất – cháy – hỏng hóa đơn là điều không mong muốn của rất nhiều doanh nghiệp. Vậy khi xảy ra, doanh nghiệp cần làm gì? Có bị xử phạt khi làm mất và mức xử phạt cụ thể như thế nào? Tham khảo bài viết dưới đây để hiểu rõ hình thức xử lý mất hóa đơn cho các doanh nghiệp.

Bài viết liên quan:

• Hướng dẫn xử lý khi viết sai hoặc làm mất Hóa đơn điện tử
• Giải pháp bảo mật hóa đơn điện tử đảm bảo an toàn thông tin doanh nghiệp
• Hóa đơn điện tử an toàn là gì và những thông tin doanh nghiệp cần biết

1. Nỗi lo của các doanh nghiệp dùng hóa đơn giấy

Doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn giấy thường sẽ xảy ra nhiều bất cập, cụ thể:

• Thủ tục đăng ký các mẫu hóa đơn rất rườm rà và tốn nhiều thời gian chờ đợi để được phê duyệt. Sau khoảng thời gian 7 ngày chờ đợi, doanh nghiệp sẽ cần đem mẫu hóa đơn đã được đăng ký để đặt in một số lượng nhất định và tiến hành lưu trữ phòng ngừa rủi ro.
• Giá in mỗi một quyển hóa đơn trong khoảng từ 350.000 – 500.000 đồng/quyển. Thông thường các doanh nghiệp sẽ cần in trung bình từ 5 đến 10 quyển tương ứng khoảng 2 – 5 triệu đồng
• Doanh nghiệp cần quản lý hóa đơn một cách cẩn thận bởi nếu để mất, sẽ phải giải trình chi tiết với cơ quan thuế. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần phải thống kê số hóa đơn đã sử dụng, bị hỏng do gạch xóa và chưa sử dụng mỗi tháng cho cơ quan thuế để kiểm soát.
• Trong quá trình tạo lập hóa đơn, doanh nghiệp cần phải thực hiện nhiều thao tác thủ công nên việc sai sót là chuyện thường xuyên xảy ra. Điều này khiến việc báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp sẽ tốn nhiều thời gian hơn.
• Đặc biệt, nỗi lo lớn nhất của nhiều doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn giấy là tình trạng hóa đơn giả, hóa đơn không có giá trị sử dụng được bán tràn lan và không thể kiểm soát trên thị trường.

Có thể thấy, hiện nay sử dụng hóa đơn giấy đang tồn tại rất nhiều bất cập nên việc bị phạt mất hóa đơn hay sử dụng hóa đơn trái phép là điều không thể tránh khỏi.

Hóa đơn giấy gây nhiều bất cập cho doanh nghiệp

2. Mức xử phạt khi làm mất hóa đơn đầu mới nhất 2022

Theo quy định tại khoản 4 điều 1 nghị định 102/2021/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung điều điều 26 nghị định 125/2020/NĐ-CP, đối với các hành vi làm hỏng cháy, mất hóa đơn kể từ ngày 01.01.2022 sẽ bị xử lý mất hóa đơn vì vi phạm hành chính . Tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của hành vi, cơ quan nhà nước sẽ có những mức phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền, cụ thể như sau:

2.1 Phạt cảnh cáo đối với những hành vi:

• Doanh nghiệp khi làm hỏng, cháy, mất hóa đơn đã lập (trừ trường hợp liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng đã nộp thuế đầy đủ, kê khai rõ ràng, có hồ sơ chứng từ để chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ sẽ có những tình tiết được giảm nhẹ.
• Doanh nghiệp làm hỏng, cháy, mất hóa đơn đã xóa bỏ, lập sai và đã được bên bán lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn xóa bỏ, lập sai.

2.2 Phạt tiền đối với những hành vi:

Mức mặt 3 – 5 triệu đồng áp dụng đối với những hành vi sau: làm hỏng, cháy, mất hóa đơn đã lập (có liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã nộp thuế đầy đủ, kê khai rõ ràng, có hồ sơ chứng từ để chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ sẽ có những tình tiết được giảm nhẹ. Trong trường hợp người mua làm hỏng, cháy, mất hóa đơn cần có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc đã xảy ra.

Mức phạt 4 – 8 triệu đồng áp dụng đối với những hành vi sau: 

• Làm hỏng, cháy, mất hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa được lập;
• Làm hỏng, cháy, mất hóa đơn đã lập (có liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã nộp thuế đầy đủ, kê khai rõ ràng, có hồ sơ chứng từ để chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ.
• Trong trường hợp người mua làm hỏng, cháy, mất hóa đơn phải có biên bản của người bán và người mua đã ghi nhận sự việc.
• Làm hỏng, cháy, mất hóa đơn đã lập nhưng chưa kê khai thuế;
• Các bên liên quan cần lập biên bản ghi nhận việc hỏng, cháy, mất hóa đơn.

Theo nghị định 125/2020/NĐ-CP hiện hành không áp dụng việc xử phạt đối với những hành vi làm hỏng, cháy, mất hóa đơn đã lập nhưng được chưa khai thuế.

Mức phạt 5 – 10 triệu đồng áp dụng đối với những hành vi sau: 

• Làm hỏng, cháy, mất hóa đơn đã lập, đã khai thuế đầy đủ trong quá trình sử dụng hoặc trong khoảng thời gian lưu trữ, trừ các trường hợp nêu ở trên (bao gồm xử phạt cảnh cáo).
• Việc hỏng, mất hóa đơn do lỗi của bên thứ ba được chia thành 2 trường hợp bị xử phạt như sau:
• Nếu bên thứ ba là người thực hiện giao dịch với bên bán thì bên bán là đối tượng bị xử phạt;
• Nếu bên thứ ba là người thực hiện giao dịch với bên mua thì bên mua là đối tượng bị xử phạt.

Theo đó, người bán hoặc người mua cùng với bên thứ ba cần lập biên bản ghi lại sự việc xử lý mất hóa đơn.

Tóm lại, mức xử phạt đối với hành vi làm làm hỏng, cháy, mất hóa đơn sẽ được áp dụng (bao gồm cả hóa đơn đầu ra).

Căn cứ vào những quy định trên, kế toán của các doanh nghiệp có thể hiểu rõ được các mức độ xử phạt đối với từng trường hợp cụ thể để thực thi theo đúng quy định hiện hành nếu chẳng may làm hỏng, cháy, mất hóa đơn.

Các mức phạt khi làm hỏng, cháy, mất hóa đơn

3. Cách xử lý khi làm mất hóa đơn giấy 

Việc xử lý mất hóa đơn đầu ra áp dụng cho cả mẫu hóa đơn chưa lập và đã lập. Các doanh nghiệp, tổ chức cần tiến hành lập báo cáo để gửi lên các cơ quan thuế nhà nước quản lý trực tiếp theo mẫu dưới đây.

Thời hạn nhận thông báo trong vòng 5 ngày kể từ ngày phát hiện hóa đơn bị hư hỏng, cháy hoặc làm mất. Nếu ngày 05 trùng với ngày nghỉ, ngày cuối cùng của thời hạn sẽ được tính vào ngày làm việc sau đó.

Để tránh các vấn đề như hỏng, cháy, mất hoặc thất lạc hóa đơn, các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh nên chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Hình thức hóa đơn này cho phép doanh nghiệp tạo lập, gửi và lưu trữ hóa đơn một cách thuận tiện và an toàn trên nền tảng kỹ thuật số. Điều này làm giảm tối thiểu 80% chi phí lưu trữ, in ấn, bảo quản và khai thác hóa đơn.

Có thể nói, hóa đơn điện tử không chỉ tuân thủ quy định pháp luật mà còn là giải pháp giúp tối ưu hóa lợi ích và xử lý mất hóa đơn giấy của doanh nghiệp.

Lợi ích vượt trội của hóa đơn điện tử:

• Tiết kiệm chi phí lên đến 80% so với hóa đơn giấy
• Tránh rủi ro của hóa đơn giấy như: hỏng, cháy, mất,…
• Rút ngắn thủ tục lập – xuất hóa đơn
• Thuận tiện cho việc lưu trữ, quản lý và kiểm tra hóa đơn mọi lúc mọi nơi
• Thủ tục lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được rút gọn
• Giúp việc thu hồi công nợ nhanh chóng
• Thuận tiện cho việc hạch toán và đối chiếu dữ liệu
• Giúp các doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh

Hóa đơn điện tử là phương án tốt nhất để hạn chế việc mất, cháy, hỏng hóa đơn

Có thể thấy, việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tự là phương án tối ưu nhất để doanh nghiệp tránh bị xử lý mất hóa đơn giấy như trước đây. Liên hệ ngay với Mắt Bão để được tư vấn tận tình và chi tiết nhất.