Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai

Sai sót thông tin khi lập hóa đơn điện tử là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Tùy vào trường hợp cụ thể mà kế toán sẽ có cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo quy định của pháp luật. Cách thức điều chỉnh, hủy và lập hóa đơn mới được nêu rõ trong 2 văn bản pháp lý là Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cùng MIFI tìm hiểu cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai qua bài viết sau đây. 

Xem thêm:

• Mức phạt mất hóa đơn đỏ (GTGT-VAT) theo quy định mới nhất 2022
• Công bố hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc
• Hóa đơn điện tử an toàn MIFI phát triển thương hiệu cho 1.000 doanh nghiệp trẻ
• Áp dụng hoá đơn điện tử phủ sóng khắp 57 tỉnh theo QĐ 206

 

Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai

1. Những trường hợp xử lý hóa đơn điện tử viết sai

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua

Trong trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua thì người bán có thể hủy và phát hành hóa đơn mới để thay thế. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Tiến hành hủy hóa đơn đã lập

Khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp tiến hành hủy hóa đơn và nhập lý do hủy trên phần mềm hóa đơn điện tử đang dùng. Do chưa gửi nên doanh nghiệp không cần thông báo cho khách hàng về các sai sót trong hóa đơn.

Bước 2: Lập thông báo sai sót hóa đơn điện tử theo mẫu để gửi cho cơ quan thuế

Mẫu thông báo sai sót hóa đơn điện tử được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, số hiệu 04/SS-HĐĐT. Kế toán doanh nghiệp lập thông báo theo mẫu nói trên để gửi cho cơ quan thuế.

Nộp thông báo sai sót hóa đơn điện tử tại cơ quan thuế

Bước 3: Lập hóa đơn điện tử mới, xin cấp mã và gửi cho khách hàng

Doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử mới kèm theo chữ ký số gửi cho cơ quan thuế để xin cấp mã mới thay thế cho mã hóa đơn cũ. Khi nhận yêu cầu cấp mã, cơ quan thuế sẽ tiến hành hủy hóa đơn cũ trên hệ thống

Bước 4: Gửi hóa đơn cho người mua hàng

Sau khi hoàn thành 3 bước xử lý hóa đơn điện tử viết sai trên, doanh nghiệp có thể gửi hóa đơn vừa lập cho khách hàng của mình.

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua viết sai địa chỉ, tên công ty

Trong thực tế, hóa đơn điện tử đã lập có thể sai sót các thông tin như tên hoặc địa chỉ công ty. Để xử lý hóa đơn điện tử viết sai những thông tin này, doanh nghiệp không cần xuất hóa đơn mới, chỉ cần lập biên bản điều chỉnh. Quy trình tiến hành như sau:

Bước 1: Thông báo cho người mua về các sai sót trên hóa đơn

Doanh nghiệp lập thông báo, liệt kê các lỗi sai trên hóa đơn điện tử và gửi cho khách hàng.

Bước 2: Gửi thông báo cho cơ quan thuế về sai sót trên hóa đơn

Mẫu thông báo sai sót hóa đơn điện tử có số hiệu 04/SS-HĐĐT. Nội dung giải trình rõ điểm sai và nguyên nhân sai. Doanh nghiệp lập thông báo theo mẫu để gửi cho cơ quan thuế.

Bước 3: Thông báo cho người mua

Sau khi cơ quan thuế điều chỉnh sai sót và trả kết quả, doanh nghiệp tiến hành gửi biên bản làm việc cho khách hàng.

Doanh nghiệp liên hệ với khách hàng sau khi cơ quan thuế trả lời

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua sai các thông tin khác

Ngoài tên, địa chỉ công ty, hóa điện tử có thể sai sót về mã số thuế, mức thuế suất, tên hoặc đơn giá hàng hóa. Đây là những thông tin quan trọng, cần được điều chỉnh nhanh và chính xác.

(1) Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai khi chưa kê khai thuế

Bước 1: Doanh nghiệp bán hàng và khách hàng cùng nhau rà soát, xác nhận lỗi sai rồi lập biên bản để tiêu hủy hóa đơn.

Bước 2: Doanh nghiệp tiến hành lập hóa đơn mới thay cho hóa đơn cũ và gửi lại cho khách hàng. Trên hóa đơn mới ghi rõ dòng chữ “hóa đơn thay thế”, số hiệu, ký hiệu và thời gian của hóa đơn cũ.

(2) Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai khi đã kê khai thuế

Bước 1: Doanh nghiệp bán hàng và khách hàng cùng kiểm tra, ghi nhận lỗi sai rồi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.

Bước 2: Doanh nghiệp tiến hành điều chỉnh sai sót trên hóa đơn. Hóa đơn ghi chú rõ các thông tin đã điều chỉnh.

2. Hướng dẫn chi tiết hình thức xử lý

Đối với sai sót lần đầu

Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai lần đầu được quy định chi tiết tại Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nếu hóa đơn đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua, doanh nghiệp bán hàng lập biên bản thông báo với cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT. Sau khi cơ quan thuế hủy hóa đơn sai sót trên hệ thống, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn mới, xin cấp mã và gửi cho khách hàng.

Xử lý hóa đơn viết sai lần đầu

Trong trường hợp đã gửi cho khách hàng, cách xử lý sẽ phụ thuộc vào thông tin sai sót. Nếu chỉ sai về tên, địa chỉ người mua, doanh nghiệp chỉ cần thông báo với bên mua và cơ quan thuế để tiến hành điều chỉnh. Các sai sót về tên, đơn giá hàng hóa, mã số thuế và thuế suất được xử lý theo 2 cách sau:

(1) Doanh nghiệp bán hàng lập hóa đơn điện tử điều chỉnh các sai sót trên hóa đơn cũ.

(2) Doanh nghiệp bán hàng lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn cũ.

Đối với hóa đơn điện tử đã xử lý lần đầu nhưng vẫn còn sai sót

Sau khi điều chỉnh lần đầu, một số hóa đơn điện tử vẫn có thể còn sai sót và cần tiếp tục xử lý. Cách điều chỉnh hóa đơn trong trường hợp này được quy định tại Điều 7, Thông tư 28/2021/TT-BTC.

(1) Trường hợp hóa đơn điện tử sai thông tin

Việc điều chỉnh thông tin trên hóa đơn điện tử phải được hoàn thành trước khi kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng kết thúc. Cách thức thực hiện tương tự như xử lý lần đầu. Doanh nghiệp lập biên bản theo mẫu 04/SS-HĐĐT gửi cho cơ quan thuế để xử lý hóa đơn điện tử viết sai.

Việc điều chỉnh thông tin phải hoàn thành trước kỳ kê khai thuế

Nếu thông tin sai là số, ký hiệu hóa đơn thì doanh nghiệp chỉ cần điều chỉnh, không cần thay thế hoặc tiêu hủy. Trong trường hợp sai giá trị hóa đơn, doanh nghiệp phải sửa lại theo đúng mức thực tế, ghi dấu dương (nếu điều chỉnh tăng) và ghi dấu âm (nếu điều chỉnh giảm).

(2) Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử có sai sót

Theo quy định, doanh nghiệp phải gửi thông tin bổ sung cho cơ quan thuế nếu phát  hiện bảng tổng hợp hóa đơn điện tử thiếu dữ liệu. Trong trường hợp có sai sót, doanh nghiệp phải lập biên bản điều chỉnh rồi nộp lại cơ quan thuế. Khi điều chỉnh, kế toán cần ghi rõ mẫu số, ký hiệu và số hóa đơn.

Việc xử lý hóa đơn điện tử viết sai sẽ không quá khó khăn nếu doanh nghiệp nắm rõ các quy định của pháp luật. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp bạn biết cách điều chỉnh khi hóa đơn có sai sót. 

Hình ảnh và nội dung bài viết được tổng hợp bởi MIFI.