FAQs: Tất tần tật những gì doanh nghiệp cần biết về hóa đơn điện tử (Update liên tục)

Nhằm giải quyết các vấn đề liên quan đến việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử từ hóa đơn giấy một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Do đó, để chuẩn bị cho việc chuyển đổi này, doanh nghiệp cần hiểu rõ nhưng câu hỏi về khái niệm, cách xử lý, điểm khác biệt, hướng giải quyết hóa đơn,…

Trong bài viết sau đây, Mifi sẽ cùng quý doanh nghiệp đi giải quyết các câu hỏi này một cách cặn kẽ. Tham khảo ngay!

Bài viết liên quan: 

• Mifi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của thông tư 78 về HĐĐT
  
• Hóa đơn điện tử an toàn là gì và những thông tin doanh nghiệp cần biết
• Tổng hợp 10 điểm cần lưu ý của nghị định 123 về hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần nắm rõ những thông tin cần thiết khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là một hình thức hóa đơn mới được công bố theo Thông tư 78. Đây là một tập hợp của những dữ liệu điện tử về các hoạt động mua – bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, được lưu trữ và quản lý thông qua các phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử được tạo lập và xử lý dựa trên hệ thống máy tính của tổ chức được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của Luật Giao dịch điện tử.

2. Có thể tạo hóa đơn điện tử bằng cách nào?

Hóa đơn điện tử được tạo lập, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử. Ngoài ra, có thể chuyển đổi sang hóa đơn giấy khi có nhu cầu sử dụng trong trường hợp lưu thông và quản lý đơn hàng của người mua. Thay vì hình thức hóa đơn trên giấy do cơ quan thuế tự in hoặc đặt in thì hóa đơn điện tử được thiết lập và lưu trữ trên hệ thống thiết bị điện tử.

3. Hóa đơn điện tử bao gồm những định dạng nào?

Theo nghị định Nghị định 78 về hóa đơn điện tử, việc định dạng là tiêu chuẩn quy định kiểu dữ liệu của những thông tin được lưu trữ và hiển thị trên hóa đơn. Hóa đơn điện tử được định dạng khác nhau. Tuy nhiên tại Việt Nam, Tổng cục thuế đang sử dụng hình thức định dạng XML.

Hóa đơn điện tử mang cơ sở và tính pháp lý theo đúng quy định như hóa đơn giấy

4. Đâu là cơ sở và tính pháp lý của hóa đơn điện tử

Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử phát hành bởi Cơ quan thuế sẽ có giá trị và tính pháp lý như hóa đơn giấy. Hóa đơn được phát hành sẽ được sự chấp nhận của Bộ Tài Chính và Tổng cục thuế, đồng thời đảm bảo đáp ứng đầy đủ các quy định của Luật giao dịch điện tử.

5. Hóa đơn điện tử có bao nhiêu liên?

Thông thường, hóa đơn điện tử sẽ không quy định về số liên như trên hóa đơn giấy là do hóa đơn này là bản điện tử nên chỉ có lưu trữ trên một file dữ liệu duy nhất.

6. Hóa đơn điện tử khác gì so với hóa đơn giấy?

Theo Nghị định 123 về hóa đơn chứng từ, hóa đơn điện tử sau khi chuyển đổi sẽ khác với hóa đơn giấy trên 2 tiêu chí. Đầu tiên là dựa vào mẫu số, do trên hóa đơn điện tử không có số liên nên sẽ là số 0. Tiêu chí thứ 2 chính là ký hiệu, tiêu chí này quy định là ký tự E. Ngoài ra trên một số hóa đơn khác sẽ phụ thuộc vào những tiêu chí phát sinh đã được quy định.

7. Hóa đơn điện tử có giới hạn số dòng hay không?

Hóa đơn điện tử sẽ không giới hạn số dòng, nếu các thông tin chứa trong hóa đơn vượt quá 1 trang sẽ được hiểu là hóa đơn nhiều trang.

Phần lớn những doanh nghiệp, hộ kinh doanh đang dần chuyển đổi sang hóa đơn điện tử

8. Hóa đơn điện tử có sử dụng bằng tiếng nước ngoài được không?

Trường hợp cần viết thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài đặt bên phải và dấu ngoặc hoặc đặt ngay dưới dòng chữ tiếng Việt và nhỏ hơn chữ Việt.

9. Thời điểm ký hóa đơn điện tử là khi nào?

Thời điểm ký hóa đơn là khi cả bên người mua và người bán sử dụng chữ ký của mình để ký vào hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm dương lịch. Cần phải thừa nhận rằng ngày lập hóa đơn điện tử phải là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, hoàn toàn không chịu ảnh hưởng bởi thời điểm thu tiền.

10. Có thể chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để tiện đi đường không?

Có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định người bán được chuyển đổi sang hóa đơn giấy để xác minh rằng nguồn gốc của hàng hóa hữu hình và tồn tại trong quá trình lưu thông. Điều này chỉ thực hiện 1 lần. Bên cạnh đó phải đáp ứng đủ điều kiện là hóa đơn phải chứa toàn vẹn nội dung gốc, có ký hiệu xác nhận đã chuyển đổi sang hóa đơn giấy, có chữ ký, họ tên người thực hiện,…

Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử sẽ mang lại những tiện ích hơn so với sử dụng hóa đơn giấy

11. Có trường hợp nào doanh nghiệp được miễn đóng dấu trên hóa đơn điện tử không?

Trong một số trường hợp chuyển đổi sang hóa đơn điện tử , doanh nghiệp được miễn đóng dấu trên hóa đơn giấy, thay vào đó doanh nghiệp có thể làm công văn và gửi đến cơ quan thuế để được miến đóng dấu

12. Hóa đơn điện tử có thể lùi ngày xuất không?

Căn cứ vào quy định đã được đề ra, việc lùi ngày xuất hóa đơn điện tử là hành vi trái với quy định, theo đó sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính.

Hi vọng rằng những thông tin chia sẻ từ bài viết trên mà Mifi cung cấp. Qua đó, sẽ giúp bạn hiểu thêm về những điều cần biết khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử để qua đó phần nào hỗ trợ các doanh nghiệp, cá nhân và tổ chức thực hiện theo đúng quy định đã đề ra. Nếu có những thắc mắc gì, hãy liên hệ ngay với Mifi để được hỗ trợ.

Bài viết và hình ảnh được tổng hợp bởi Mifi.

Cần tư vấn về các dịch vụ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ – CHỮ KÝ SỐ – đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi theo thông tin: 

TƯ VẤN MIỀN NAM:  (028) 9999 9989 – (028) 7300 5445

TƯ VẤN MIỀN BẮC: (028) 9999 9989

Hoặc liên hệ theo đường link: https://matbao.in/lien-he