Matbao-invoice

Tất tần tật thông tin về hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

copyright2

Hoá đơn điện tử từ máy tính tiền là một giải pháp hiện đại đang ngày càng trở nên phổ biến trong các doanh nghiệp. Đặc biệt là trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ như hiện nay. Việc áp dụng công nghệ này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho các doanh nghiệp. Đồng thời còn tạo ra sự minh bạch trong quá trình giao dịch, giảm thiểu sai sót và dễ dàng quản lý hoá đơn. 

Hơn nữa, theo yêu cầu từ Cục Thuế, các doanh nghiệp cần phải nhanh chóng chuyển đổi sang sử dụng hoá đơn điện tử. Hướng đến mục tiêu đến một thời điểm nhất định, 100% doanh nghiệp sẽ thực hiện việc tạo hoá đơn điện tử từ máy tính tiền. Trong bài viết này, Matbao-invoice sẽ đưa ra những lợi ích và sự tiện lợi mà hoá đơn điện tử từ máy tính tiền mang lại cho doanh nghiệp.

Hoá đơn điện tử từ máy tính tiền là gì?

Hoá đơn điện tử là một dạng hoá đơn được thể hiện dưới hình thức dữ liệu điện tử, có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Hoá đơn sẽ được lập thông qua phương tiện điện tử bởi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. 

Theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019 và Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “Hoá đơn điện tử ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và phải tuân thủ các quy định về kế toán và thuế. Đặc biệt, hoá đơn điện tử có thể được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”

Máy tính tiền là thiết bị có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận và truyền dữ liệu. Đây là một hệ thống thiết bị điện tử có phần mềm quản lý bán hàng với các chức năng cơ bản sau:

Từ đó, hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là hoá đơn có mã của cơ quan thuế được khởi tạo trực tiếp từ máy tính tiền. Và đây có thể được xem là một phần trong hệ thống hoá đơn điện tử chung. Cụ thể, theo các quy định tại:

Hoá đơn điện tử từ máy tính tiền là hoá đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, có mã của cơ quan thuế.

Cấu trúc của mã cơ quan thuế trên hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền bao gồm 23 ký tự, được thể hiện dưới dạng:

Những quy định pháp lý về hoá đơn điện tử máy tính tiền

Khi khởi tạo hoá đơn điện tử từ máy tính tiền, doanh nghiệp cần lưu ý một số điều khoản pháp lý quan trọng để đảm bảo việc thực hiện đúng quy định. Cụ thể:

Điều kiện sử dụng

Nguyên tắc áp dụng

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các nguyên tắc dưới đây sẽ được áp dụng đối với hoá đơn điện tử từ máy tính tiền:

Thời điểm xuất hóa đơn

Thời điểm xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền được quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể như sau:

Vì vậy, thời điểm xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền sẽ là thời điểm bên bán hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền từ khách hàng.

Trách nhiệm của người xuất hoá đơn

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, người bán hàng hay người xuất hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền có trách nhiệm tuân thủ các quy định sau:

Việc chuyển dữ liệu sẽ được thực hiện thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận và truyền dữ liệu hoá đơn điện tử. Các đơn vị cung cấp dịch vụ này phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định, và được Tổng cục Thuế thẩm định và công nhận.

8 đối tượng được phép khởi tạo hoá đơn điện tử từ máy tính tiền

Các đối tượng được phép sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế bao gồm: các doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai và có hoạt động kinh doanh hàng hoá, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng. Cụ thể, các đối tượng này thuộc 8 loại hình kinh doanh sau:

Xem thêm: Hóa đơn điện tử ngành vàng và giải pháp tích hợp phần mềm bán vàng

Như vậy, các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ, bán lẻ và F&B sẽ phải sử dụng hoá đơn điện tử từ cơ quan thuế, khởi tạo từ máy tính tiền (POS) có kết nối với cơ quan thuế. Địa điểm kinh doanh của bạn cần có máy tính tiền hoặc phần mềm quản lý bán hàng kết nối với phần mềm hoá đơn điện tử. 

Bạn cần lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng có khả năng kết nối với phần mềm hoá đơn điện tử và đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu hoá đơn theo quy định tại Quyết định 1510/QĐ-TCT ngày 21/9/2022.

Thời gian triển khai hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền bắt đầu từ tháng 12/2022. Cơ quan thuế sẽ thông báo tới các đối tượng yêu cầu chuyển đổi và đảm bảo hỗ trợ, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người nộp thuế. Tránh làm gián đoạn hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị.

Những lợi ích khi lập hoá đơn điện tử từ máy tính tiền?

Việc lập hoá đơn điện tử từ máy tính tiền sẽ mang đến nhiều lợi ích cho cả Cơ quan Quản lý thuế và doanh nghiệp. Cụ thể:

Đối với Cơ quan Quản lý thuế

Việc áp dụng hoá đơn điện tử giúp tối giản thủ tục kê khai và nộp thuế. Từ đó, tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan thuế trong việc quản lý hoạt động kinh doanh của các đơn vị. Điều này giúp minh bạch các hoạt động nộp thuế, đồng thời hạn chế tình trạng kê khai không tự giác hay không trung thực từ các hộ kinh doanh.

Đối với các đơn vị kinh doanh/người nộp thuế

Như vậy, việc sử dụng hoá đơn điện tử kết nối với máy tính tiền mang lại lợi ích kép cho cả cơ quan thuế và người nộp thuế, đặc biệt là đối với các đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ như nhà hàng, quán ăn, quán cà phê…

Cách quản lý hoá đơn điện tử từ máy tính tiền hiệu quả

Để quản lý hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền một cách hiệu quả, bạn có thể áp dụng một trong những phương pháp sau:

Cách 1: Tạo một Email mới để quản lý

Thay vì sử dụng email chính của công ty để nhận hoá đơn đầu vào, nhiều kế toán chọn cách tạo một email mới chuyên biệt chỉ để nhận và lưu trữ hoá đơn điện tử đầu vào phục vụ cho công việc mua hàng hoá, dịch vụ.

Ưu điểm: Email hoá đơn đầu vào được quản lý riêng biệt, tránh nhầm lẫn với các email khác của công ty. Từ đó kế toán sẽ dễ dàng theo dõi và quản lý dữ liệu.

Hạn chế: 

Cách 2: Nhập thông tin lên bảng tính Excel

Một phương pháp phổ biến khác là sử dụng bảng tính Excel để quản lý hoá đơn điện tử đầu vào. Sau khi nhận hoá đơn đầu vào qua email, kế toán nhập liệu thủ công vào bảng tính Excel và gắn đường link mã tra cứu đến hòm thư. Sau đó, dữ liệu sẽ được nhập khẩu vào phần mềm kế toán và đối chiếu với hoá đơn gốc.

Ưu điểm: Phù hợp với thói quen sử dụng bảng tính Excel của kế toán. Cực kỳ thích hợp cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ.

Hạn chế:

Cách 3: Sử dụng phần mềm quản lý hoá đơn điện tử

Theo quy định của Tổng cục Thuế, toàn bộ doanh nghiệp phải chuyển sang sử dụng hoá đơn điện tử để nâng cao hiệu quả quản lý và kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời tiết kiệm chi phí giấy tờ và in ấn. Do đó, việc quản lý hoá đơn điện tử đầu vào bằng các phương pháp thủ công đã không còn phù hợp. 

Giải pháp sử dụng phần mềm quản lý hoá đơn điện tử sẽ giúp kế toán tiết kiệm thời gian nhập liệu, đối chiếu và kiểm tra hoá đơn. Phần mềm sẽ tự động nhận email hoá đơn đầu vào, kiểm tra lỗi hoá đơn, tình trạng hoạt động của nhà cung cấp và cảnh báo khi có sai sót. Thông tin và số liệu trên hoá đơn sẽ tự động được nhập khẩu và hạch toán vào phần mềm kế toán mà không cần nhập tay hay sử dụng file Excel như trước.

Ưu điểm:

Lưu ý: Chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín, có nền tảng tài chính – kế toán và đội ngũ chuyên môn hỗ trợ khi cần thiết.

Tham khảo thêm >>> Quy trình lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền nhanh chóng, hiệu quả <<<

Matbao-invoice, giải pháp khởi tạo hoá đơn điện tử từ máy tính tiền đáp ứng Thông tư 78, Nghị định 123 mới nhất

Nhằm đáp ứng nhu cầu đổi mới và nâng cao giải pháp công nghệ theo quy định của Thông tư 78, Nghị định 123. Matbao-invoice đã cho ra mắt sản phẩm tích hợp hoá đơn điện tử từ máy tính tiền. Chúng tôi không chỉ mang đến cho doanh nghiệp một giải pháp số hoá công tác tài chính mà còn đáp ứng tính linh hoạt.

Những ưu điểm khi sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử từ Matbao-invoice:

Liên hệ ngay với Matbao-invoice qua các cách sau để được hỗ trợ tốt nhất:

Văn phòng miền Nam

Văn phòng miền Bắc

Support 24/7

Như vậy, việc khởi tạo hoá đơn điện tử từ máy tính tiền không chỉ là xu hướng mà còn là yêu cầu bắt buộc từ cơ quan thuế đối với các doanh nghiệp. Việc chuyển đổi này không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả công việc. 

Đồng thời, việc này còn góp phần đảm bảo sự minh bạch trong quản lý tài chính. Đây chắc chắn sẽ là một bước đi quan trọng giúp các doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu quản lý thuế và phát triển bền vững trong tương lai.