Hóa đơn điện tử đang là một trong những vấn đề được các tổ chức kinh tế và doanh nghiệp quan tâm nhất hiện nay. Trong số đó “Hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế hay không?” là câu hỏi được đặt ra nhiều nhất. Vậy hóa đơn điện tử được phân loại như thế nào? Ưu nhược điểm từng loại ra sao? Căn cứ nào để doanh nghiệp đăng ký loại hóa đơn cho phù hợp? Cùng MIFI đi tìm câu trả lời cho những thắc mắc kể trên qua bài viết sau đây.
Bài viết liên quan:
- Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai
- Những câu hỏi thường gặp về hoá đơn điện tử
- 5 FAQ về hóa đơn điện tử chủ doanh nghiệp cần quan tâm
Hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế hay không?
1. Hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế hay không?
Hóa đơn điện tử được chia thành 2 dạng là hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế. Hóa đơn được lập bởi các cá nhân, tổ chức bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ thông qua phương tiện điện tử. Chức năng chính là thể hiện dữ liệu điện tử, ghi nhận thông tin bán hàng hóa và dịch vụ theo đúng quy định của pháp luật.
1.1 Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế
Đây là dạng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, do tổ chức cung cấp dịch vụ, bán hàng hóa gửi cho người mua. Theo quy định, có 2 trường hợp được phép đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, bao gồm:
- Doanh nghiệp hoạt động trong 15 lĩnh vực sau: xăng dầu, điện lực, nước sạch, y tế, bưu chính viễn thông, tài chính tín dụng, vận tải hàng không, đường thủy, đường biển, đường sắt, đường bộ, bảo hiểm. kinh doanh siêu thị, kinh doanh thương mại điện tử và bảo hiểm.
Doanh nghiệp kinh doanh siêu thị có thể áp dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
- Tổ chức kinh tế, doanh nghiệp đã từng hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế thông qua phương tiện điện tử, có hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán đảm bảo được việc lập, tra cứu, lưu trữ và truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế khi cần thiết.
1.2 Hóa đơn có mã của cơ quan thuế
Để trả lời được câu hỏi “hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế hay không?” thì doanh nghiệp cần hiểu rõ đây là loại hóa đơn như thế nào. Hóa đơn điện tử có mã là dạng hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi đến cho người mua hàng hóa, dịch vụ.
Đối tượng được quyền áp dụng loại hóa đơn này gồm có:
- Tổ chức kinh tế, doanh nghiệp cung ứng dịch vụ, bán hàng hóa không phân biệt giá trị mỗi lần thực hiện giao dịch (ngoại trừ các đối tượng được áp dụng hóa đơn điện tử không có mã).
- Cơ quan, doanh nghiệp được đánh giá là có rủi ro cao về thuế, cơ quan thuế đề nghị sử dụng.
Doanh nghiệp có thể được cơ quan thuế đề nghị sử dụng hóa đơn điện tử có mã
2. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế
Bên cạnh “hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế hay không?” thì thủ tục đăng ký cũng là thắc mắc của nhiều doanh nghiệp. Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
- Bước 1: Liên hệ cơ quan thuế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp làm đơn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT và gửi về cho cơ quan thuế. Mẫu đơn này được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trong tờ khai ghi rõ thông tin công ty, mã số thuế và cơ quan thuế quản lý. Đồng thời, doanh nghiệp còn phải tích chọn vào các mục như: loại hóa đơn có mã hay không có mã, hình thức gửi dữ liệu và phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử.
Mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
- Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận yêu cầu của doanh nghiệp
Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ tiếp nhận yêu cầu và gửi thông báo về cho doanh nghiệp.
- Bước 3: Cơ quan thuế phản hồi yêu cầu của doanh nghiệp
Doanh nghiệp có thể nhận được phản hồi sau 01 ngày, tính từ lúc cơ quan thuế nhận đơn đăng ký. Tờ kết quả gửi cho doanh nghiệp theo đúng mẫu 01/TB-ĐKĐT, ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
3. Ưu nhược điểm của các loại hóa đơn điện tử
Sau khi tìm hiểu việc “hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế hay không?”, doanh nghiệp nên phân tích để hiểu rõ ưu và nhược điểm của từng loại hóa đơn.
3.1 Ưu nhược điểm của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Ưu điểm:
- Doanh nghiệp chỉ cần đáp ứng được các yêu cầu cơ bản về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin. Bao gồm: phần mềm lập hóa đơn điện tử, máy tính kết nối được với internet.
- Khả năng bảo mật cao, đảm bảo an toàn thông tin cho khách hàng.
- Không cần kiểm soát việc gửi dữ liệu hóa đơn lên thuế vì dữ liệu đã đã được gửi khi cấp mã.
- Khách hàng dễ dàng tra cứu khi cần thiết vì mọi dữ liệu đều được công khai trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
Khách hàng dễ dàng tra cứu thông tin khi cần
Nhược điểm:
- Hạn chế về thời điểm xuất hóa đơn do hóa đơn phải được gửi cho cơ quan thuế ngay khi xuất để được cấp mã.
- Tình trạng gián đoạn xuất hóa đơn do hệ thống của cơ quan thuế gặp sự cố.
3.2 Ưu nhược điểm của hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Ưu điểm:
- Thời điểm lập hóa đơn linh hoạt hơn so với hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
- Tránh được nguy cơ gián đoạn xuất hóa đơn vì sự cố hệ thống thuế.
Nhược điểm:
- Yêu cầu doanh nghiệp đảm bảo cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, có phần mềm kế toán.
- Nguy cơ bị phạt nếu doanh nghiệp chậm gửi dữ liệu hóa đơn về cho cơ quan thuế.
- Hàng ngày, doanh nghiệp phải kiểm soát được việc gửi dữ liệu hóa đơn lên thuế.
Tùy theo phân loại, yêu cầu của cơ quan thuế và điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin mà doanh nghiệp sẽ được đăng ký loại hóa đơn điện tử phù hợp. Hy vọng bài viết trên của MIFI sẽ giúp bạn giải đáp được thắc mắc “hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế hay không? và hiểu thêm về ưu nhược điểm của từng loại hóa đơn.
Hình ảnh và nội dung được tổng hợp bởi Hóa đơn điện tử an toàn MIFI.