Tìm hiểu những quy định về tạo Chữ ký điện tử, Chữ ký số trên hóa đơn

Người sử dụng chữ ký điện tử trên hóa đơn điện tử cũng cần nắm vững nhiều quy định để hóa đơn đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp.

Chữ ký điện tử là một yếu tố quan trọng không thể thiếu trong quá trình sử dụng và tạo lập hóa đơn điện tử. Việc sử dụng chắc hẳn nhiều tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp cũng đã biết.

Song, không phải ai cũng nắm rõ được những quy định về vấn đề tạo chữ ký này. Để hiểu một cách rõ ràng và tạo chữ ký sao cho đúng luật, mời bạn cùng MIFI đi tìm hiểu ngay sau đây nhé!

1. Chữ ký điện tử là gì?

Chữ ký điện tử hay còn được gọi là chữ ký số, chỉ một thông tin đi kèm theo dữ liệu nào đó như văn bản, hình ảnh, Video,… Chúng có mục đích nhằm để xác định người chủ sở hữu của dữ liệu đó.

Có thể hiểu chữ ký dạng điện tử này được tạo ra giống như chữ ký trên giấy tờ của người dùng. Chúng được tạo ra bằng việc thay đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng.

Theo đó, chỉ cần bạn có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký thì có thể xác định được:

• Việc thay đổi nêu trên có thể được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa.
• Nội dung của thông điệp dữ liệu một cách trọn vẹn từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Việc tạo chữ ký dạng điện tử, chữ ký số phải được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Quy định này đã được nêu ra và ban hành tại Khoản 7, Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

2. Quy định điều kiện tạo chữ ký điện tử đảm bảo an toàn

Thực tế, chữ ký điện tử vẫn cần phải được đảm bảo an toàn vì chúng liên quan đến nhiều vấn đề quan trọng trong một tổ chức, doanh nghiệp. Do đó, theo Nghị định số 130/2018/NĐ-CP, để chữ ký số được an toàn, các tổ chức, doanh nghiệp khi tạo chữ ký cần phải tuân thủ các điều kiện sau:

• Chữ ký số, chữ ký điện tử phải được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực. Đồng thời, chúng phải kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
• Loại chữ ký này được tạo lập thông qua việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số. Và, khóa công khai phải do một trong số các tổ chức sau đây cấp phát:
  – Tổ chức, cơ quan cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số mang tính quốc gia.
  – Tổ chức, cơ quan cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của Chính phủ.
  – Tổ chức, cơ quan cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
  – Tổ chức, cơ quan cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn.
• Đảm bảo loại khóa bí mật nêu trên chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm được ký.

3. Quy định về giá trị pháp lý của chữ ký điện tử

Cũng trong Nghị định 130/2018/NĐ-CP có quy định, giá trị pháp lý của chữ ký số cụ thể như sau:

• Các văn bản mà pháp luật quy định cần có chữ ký thì yêu cầu với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng được nếu thông điệp đó được ký bằng chữ ký số có đảm bảo an toàn theo quy định pháp luật.
• Các văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì thông điệp dữ liệu sử dụng phải được ký bởi chữ ký số của cơ quan, tổ chức đó. Đương nhiên, chúng phải đảm bảo an toàn theo quy định pháp luật.
• Chữ ký điện tử và chứng thư số nước ngoài được cấp phép sử dụng tại Việt Nam theo đúng quy định của pháp luật.

4. Quy định về sử dụng chữ ký điện tử và chứng thư điện tử của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền

Quy định về sử dụng chữ ký số và chứng thư số của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền được nêu cụ thể như sau:

• Chữ ký số chỉ được sử dụng để thực hiện các giao dịch theo đúng thẩm quyền của cơ quan, tổ chức được cấp chứng thư số.
• Việc ký thay theo quy định của pháp luật được thực hiện bởi người có thẩm quyền sử dụng chữ ký số của mình. Và, điều này được hiểu căn cứ vào chức danh của người ký ghi trên chứng thư số.

5. Kết luận

Như vậy, bên cạnh việc quy định về chữ ký trên hóa đơn theo yêu cầu về nội dung hóa đơn thì chữ ký điện tử còn phải đáp ứng được những quy định về việc tạo chữ ký số sao cho đảm bảo an toàn và hợp pháp trong quá trình sử dụng.

Trên đây là những thông tin về chữ ký số trong việc tạo hóa đơn điện tử, hy vọng hữu ích với bạn đọc cũng như các doanh nghiệp nhé!