Các kế toán viên dù là người mới vào nghề hay đã có kinh nghiệm lâu năm đều muốn thực hiện các nghiệp vụ kế toán đúng quy trình và đạt kết quả tốt nhất. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm vững cách định khoản vì hệ thống tài khoản kế toán tương đối nhiều.
Vì vậy, để đẩy nhanh thời gian thực hiện và tăng hiệu quả công việc, MIFI sẽ giới thiệu đến bạn cách định khoản mới nhất năm 2023 dựa vào bài viết dưới đây nhé!
Bài viết liên quan:
Định khoản là nghiệp vụ kế toán cần thiết
1. Định khoản kế toán là gì?
Khái niệm về định khoản kế toán
Định khoản kế toán là hoạt động xác định và ghi chép số tiền của một nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh ở doanh nghiệp vào cột “Nợ” và “Có”, bao gồm các tài khoản có liên quan. Định khoản kế toán gồm 2 loại chính là định khoản giản đơn và định khoản phức tạp.
Định khoản giản đơn là hoạt động định khoản chỉ dùng tới 2 loại tài khoản kế toán tổng hợp (KTTH). Trong khi đó, định khoản phức tạp sử dụng từ 3 tài khoản KTTH trở lên.
Một số nguyên tắc kế toán cần lưu ý khi thực hiện định khoản:
- Xác định tài khoản ghi Nợ trước và ghi Có sau.
- Trong cùng 1 định khoản, tổng số tiền của cột Nợ phải có giá trị bằng tổng số tiền của cột Có.
- Đối với một định khoản phức tạp, bạn có thể tách thành nhiều định khoản đơn để dễ xử lý. Tuy nhiên, các định khoản đơn không thể gộp lại thành 1 định khoản phức tạp.
- Định khoản đơn theo đúng nguyên tắc chỉ gồm 2 tài khoản, 1 tài khoản Nợ tương ứng với 1 tài khoản Có.
- Bên cạnh đó, định khoản phức tạp phải có ít nhất từ 3 tài khoản khác nhau trở lên, bao gồm các trường hợp sau: Một tài khoản Nợ tương ứng với nhiều tài khoản Có; Một tài khoản Có tương ứng với nhiều tài khoản Nợ hoặc nhiều tài khoản Nợ tương đương với nhiều tài khoản Có.
Bạn nên ghi nhớ các nguyên tắc để thực hiện định khoản dễ dàng hơn
Những nguyên tắc sử dụng các tài khoản kế toán mới nhất 2023
Để quy trình định khoản trong các nghiệp vụ kế toán diễn ra chính xác và không mất thời gian kiểm tra nhiều lần, bạn nên nắm vững các mẹo vặt sau:
- Các tài khoản loại 1; 2; 6; 8 là tài khoản mang tính chất TÀI SẢN. Khi phát sinh tăng, bạn ghi bên Nợ và ngược lại, phát sinh giảm thì ghi bên Có.
- Tài khoản loại 3; 4; 5; 7 là tài khoản mang tính chất NGUỒN VỐN. Ngược với loại TÀI SẢN, khi phát sinh tăng, bạn ghi bên Có còn phát sinh giảm thì ghi bên Nợ.
- Bảng định khoản nên được thiết kế theo sơ đồ chữ T để dễ dàng ghi chép và kiểm tra.
Bạn nên chia bảng chữ T khi thực hiện định khoản
Bên cạnh đó, các Tài khoản đặc biệt như: Tài khoản 214 (Hao mòn Tài sản cố định); Tài khoản 521 (Các khoản giảm trừ doanh thu) có cách sử dụng ngược với nguyên tắc chung:
- TK 214: Khi phát sinh tăng, bạn ghi bên Có và giảm thì ghi bên Nợ.
- TK 521: Khi phát sinh tăng, bạn ghi bên Nợ và giảm thì ghi bên Có.
2. Hướng dẫn cách định khoản kế toán mới nhất 2023
Các nhân viên kế toán nên nắm vững 4 bước sau đây để quy trình định khoản các nghiệp vụ kế toán trở nên đơn giản nhất:
Bước 1: Xác định đối tượng trong bảng định khoản chính
Kế toán viên cần đọc hiểu kĩ tình huống định khoản và xác định những nghiệp vụ tài chính phát sinh cũng như các đối tượng xuất hiện trong nghiệp vụ đó.
Bước 2: Kiểm tra các tài khoản kế toán có liên quan
Sau đó, bạn tiếp tục xác định chế độ kế toán hiện tại của doanh nghiệp và kiểm tra loại tài khoản đang dùng cho đối tượng kế toán là gì.
Bước 3: Xác định khả năng tăng, giảm của các tài khoản
Để chia các tài khoản vào 2 cột Nợ – Có, bạn cần xác định loại tài khoản dựa trên các mã số đầu của chúng. Sau đó, tiến tới xác định sự biến động của từng tài khoản (xem là tài khoản tăng hay giảm).
Xây dựng sơ đồ chữ T để định khoản các tài khoản
Bước 4: Tiến hành định khoản các nghiệp vụ kế toán
Từ các bước trên, bạn phân chia các tài khoản vào cột Nợ – Có tương ứng với số tiền cần kê khai. Lưu ý, tổng tiền của tài khoản Nợ phải bằng tổng tiền của tài khoản Có.
Ví dụ minh họa về cách định khoản kế toán đơn giản: “Thanh toán cho người bán số tiền mặt 100.000.000 VNĐ”.
Bước 1: Xác định đối tượng cần định khoản
Ở đây, ta có 2 đối tượng tài khoản chính là: Tiền mặt và Tiền phải thanh toán cho người bán.
Bước 2: Xác định các tài khoản của các nghiệp vụ kế toán có liên quan:
- Chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng: Thông tư 133/2016/TT-BTC.
- Tài khoản kế toán liên quan tới nghiệp vụ: Tài khoản Tiền mặt (tiền VNĐ): 111 và Tiền phải thanh toán cho người bán (tiền VNĐ): 331
Bước 3: Xác định sự thay đổi ở tài khoản
- Tài khoản 111: giảm 100.000.000 VNĐ
- Tài khoản 331: tăng 100.000.000 VNĐ
Định khoản cho tài khoản tiền mặt 111
Bước 4: Thực hiện định khoản
- Tài khoản 331 tăng lên 100.000.000 VNĐ=> Ghi Nợ tài khoản 331, số tiền 100.000.000 VNĐ.
- Tài khoản 111 giảm đi 100.000.000 VNĐ=> Ghi Có tài khoản 111, số tiền 100.000.000 VNĐ.
Cuối cùng, ta có bảng định khoản T gồm 2 cột:
- Nợ TK 331: 100.000.000 VNĐ
- Có TK 111: 100.000.000 VNĐ
3. Tổng kết
Như vậy, bài viết trên đã hướng dẫn bạn chi tiết cách định khoản kế toán 2023 mới nhất. Bên cạnh đó, để giúp nhân viên kế toán theo dõi, giám sát tình hình tài chính doanh nghiệp nhanh chóng, chính xác, MIFI cung cấp dịch vụ lưu trữ hóa đơn điện tử tốt nhất trên thị trường.
Phần mềm hóa đơn điện tử MIFI đáp ứng nhu cầu của khách hàng theo tiêu chí đã đề ra của Nghị Định 123/2020/NĐ-CP khi chuyển sang Thông tư 78/2021/TT-BTC. Từ đó hỗ trợ nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp dễ dàng xử lý, đồng thời hạn chế xảy ra sai sót. Nếu bạn có nhu cầu, hãy liên hệ với MIFI để nhận tư vấn chi tiết nhất.