Hóa Đơn Điện Tử – Giải Pháp Tối Ưu Ngăn Chặn Tình Trạng Hóa Đơn Giả

Hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn là giải pháp hữu hiệu ngăn chặn tình trạng hóa đơn giả tràn lan hiện nay.

Tình trạng hóa đơn giả tại Việt Nam

Những năm gần đây, tình trạng buôn bán hóa đơn giả vẫn không ngừng gia tăng. Điều này gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến nguồn thu ngân sách và làm tổn hại doanh nghiệp kinh doanh chân chính. Vì sao một số doanh nghiệp làm giả hóa đơn? 

Vì sao làm giả hóa đơn? 

Hóa đơn là một loại giấy tờ được sử dụng trong quá trình giao dịch thương mại do bên bán phát hành. Hóa đơn có giá trị làm bằng chứng cho việc mua – bán hàng hóa giữa hai bên. Thông thường, hóa đơn sẽ bao gồm các thông tin cần thiết về hàng hóa. Bao gồm như: Thông tin về hóa đơn và xác nhận giao dịch thực hiện, thông tin về hàng hóa, thông tin về người bán, thông tin về người mua, dịch vụ cung ứng.

Chính vì hóa đơn là bằng chứng quan trọng và sát thực nhất giữa bên mua và bên bán. Ngoài ra, nó là chứng từ để các doanh nghiệp quản lý, đối chiếu tại các cơ quan Thuế. Do vậy một số cơ sở kinh doanh đã sử dụng hóa đơn giả để đánh lừa người mua hàng và qua mặt các cơ quan Thuế. Mục đích của chúng là trục lợi bất chính hay gian lận về hoạt động kinh doanh, mua bán.

Tình trạng Hóa đơn giả 

Hóa đơn giấy không chỉ gây rườm rà về thủ tục đăng ký, khó khăn trong bảo quản, sử dụng mà còn dễ bị làm giả. Hiện nay, việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử bảo mật vẫn đang diễn ra. Một số doanh nghiệp vẫn sử dụng hóa đơn giấy. Đây là cơ hội tốt để tội phạm kinh tế trục lợi cho bản thân. 

Không giống tiền giả, hóa đơn giấy dễ làm giả hơn từ nguyên liệu đến hình thức. Thậm chí chúng giống hệt hóa đơn thật chỉ khác về số liệu trên mỗi hóa đơn. Các đối tượng bất chính này cũng làm giả chữ ký, con dấu để in lên hóa đơn giả. 

Thực tế người mua hàng rất khó phân biệt được hóa đơn thật, hóa đơn giả. Nếu doanh nghiệp không tra cứu từng số hiệu trên mỗi hóa đơn sẽ khó tránh được vô tình dùng phải hóa đơn giả. Không ít trường hợp doanh nghiệp chân chính vô tình sử dụng hóa đơn giả của những công ty ma, công ty đã công bố phá sản để khai báo thuế mà không biết đã bị xử phạt hành chính từ 20 – 50 triệu đồng.

Hậu quả của Hóa đơn giả 

Doanh nghiệp khi nhận hóa đơn điện tử giả có khả năng phải đối mặt với việc hóa đơn đó sẽ bị hủy và sẽ không được chấp nhận khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Ngoài ra, việc xác minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa với cơ quan thuế sẽ gặp vô vàn khó khăn khi bạn nhận hóa đơn giả. 

Phạt khi sử dụng hóa đơn giả

Hóa đơn giả làm ảnh hưởng đến các doanh nghiệp làm ăn chân chính. Bởi kể cả vô tình hay cố ý mua phải hóa đơn giả, doanh nghiệp vẫn bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp và hành vi sử dụng bất hợp pháp hóa đơn. 

Tuy nhiên, nếu như bạn đã từng bị xử phạt hành chính về hành vi này trước đó thì có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Điều này được căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 164 Bộ luật Hình sự quy định về tội in, phát hành, mua bán trái phép hóa đơn, chứng từ thu nộp ngân sách Nhà nước. 

Phạt người in và sử dụng hóa đơn giả

Những người in và sử dụng hóa đơn giả cho quá trình mua bán hàng hóa sẽ bị xử phạt như thế nào? Theo đó người nào in, phát hành, mua bán trái phép hóa đơn, chứng từ thu nộp ngân sách nhà nước với số lượng lớn hoặc đã bị xử phạt hành chính về hành vi này hoặc đã bị kết án về tội này, chưa được xoá án tích mà còn vi phạm, thì bị phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 200.000.000 đồng. Thậm chí bị cải tạo không giam giữ đến ba năm hoặc phạt tù từ sáu tháng đến ba năm. 

Tham khảo thêm: Thủ tục mất hóa đơn – 3 điều kế toán cần phải thực hiện

Hóa đơn điện tử an toàn phát huy khả năng chống hóa đơn giả

Hóa đơn điện tử ra đời phần nào hạn chế tình trạng hóa đơn giả đang xuất hiện tràn lan trên thị trường hiện nay. 

Hóa đơn điện tử khó làm giả

Hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế sử dụng chữ ký số của người bán nên có tính bảo mật cao, khả năng làm giả hóa đơn là rất khó. Vì vậy việc sử dụng hóa đơn điện tử phần nào khắc phục được tình trạng làm giả hóa đơn. Từ đó giảm khả năng sử dụng hóa đơn để gian lận. 

Tính năng vượt trội của Hóa đơn điện tử an toàn

Những tính năng nổi trội giúp mang lại hiệu quả cũng như tránh được tình trang mất hóa đơn trong doanh nghiệp.

• Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
• Độ bảo mật cao
• Giảm thiểu các thủ tục hành chính 

Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp hóa đơn điện tử cho khách hàng thông qua Email, SMS hoặc in trực tiếp cho khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí vận chuyển đáng kể. Đồng thời người mua nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không cần chờ đợi.  

Độ bảo mật cao 

Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử. Khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống Online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên đó. Điều này giúp tránh rủi ro trong bảo quản. Đặc biệt hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả. 

Giảm thiểu các thủ tục hành chính 

Khi cần sử dụng hóa đơn kê khai, phục vụ công tác kế toán, doanh nghiệp có thể chủ động truy xuất Online để kiểm tra thông tin hóa đơn. Bạn không phải mất thời gian đợi chờ bên bán giao hóa đơn. Từ đó bạn tiết kiệm được thời gian giao dịch trực tiếp với Ngân hàng.

Lựa chọn Phần mềm Hóa đơn điện tử An toàn 

Nguy cơ Hóa đơn Điện tử giả từ file PDF 

Mặc dù khó, nhưng rủi ro làm giả hóa đơn điện tử vẫn có thể xảy ra. Nhiều người nghĩ rằng File PDF được người bán gửi đến Email là hóa đơn điện tử thật. Có thể sử dụng chúng để khai thuế và lưu trữ. 

Tuy nhiên, sau khi điền vào bảng tra cứu của ngành thuế các thông tin mã số thuế người bán, mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn. Kết quả chỉ hiển thị người nộp thuế đang hoạt động, đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký thuế mà thôi. Đây có thể là hóa đơn điện tử giả. 

Phải nói thêm rằng hóa đơn điện tử File PDF là không đúng quy định và không có giá trị pháp lý. File PDF đó phải đi kèm theo File chứa dữ liệu về hóa đơn, tức là file XML. File này được coi là hóa đơn điện tử khi thể hiện đầy đủ các thông tin bao gồm: đơn vị bán hàng, tên công ty, mã số thuế, doanh thu.

Giải pháp lựa chọn Phần mềm Hóa đơn điện tử An toàn

Hiện nay, lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử chất lượng từ nhà cung cấp uy tín là giải pháp chống hóa đơn giả hiệu quả nhất. Một trong những phần mềm mà bạn có thể tin tưởng chính là MIFI. 

Phần mềm MIFI có thể giúp bạn phân biệt hóa đơn thật – giả bằng nhiều cách. Nó giúp bạn tra cứu hóa đơn tiện lợi và nhanh chóng hơn trong trường hợp trang Web của Tổng cục thuế bị lỗi. 

Ngoài ra, MIFI còn giúp bạn bảo mật dữ liệu an toàn nữa. MIFI mang những ưu điểm như: Đảm bảo lưu trữ an toàn tuyệt đối, quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả với 3 bước, dễ dàng sử dụng đồng thời tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Tổng kết

Nếu vô tình bạn nhận hóa đơn giả mà không biết, vẫn khai thuế bình thường có thể gây ra hậu quả vô cùng nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Vì vậy, việc tìm ra giải pháp tối ưu ngăn chặn tình trạng hóa đơn giả vô cùng quan trọng.