Hóa đơn chuyển đổi là chứng từ được nhiều doanh nghiệp sử dụng với mục đích lưu trữ, theo dõi các giao dịch thương mại.
Hóa đơn chuyển đổi đã được đưa vào sử dụng trong lĩnh vực tài chính, kế toán từ nhiều năm nay. Trong quá trình áp dụng, hoá đơn chuyển đổi đã có nhiều thay đổi so với ban đầu. Cùng MIFI tìm hiểu những điểm mới trong cách thức sử dụng và giá trị pháp lý của hoá đơn chuyển đổi theo quy định hiện hành.
1. Hóa đơn chuyển đổi là gì?
Hình 1: Hoá đơn chuyển đổi đã được sử dụng trong nhiều năm nay.
Hoá đơn chuyển đổi là hoá đơn giấy được chuyển từ hoá đơn điện tử gốc. Mục đích của việc chuyển đổi này là để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của hàng hoá trong quá trình lưu thông. Mỗi hóa đơn điện tử chỉ được phép chuyển đổi một lần duy nhất.
Những trường hợp cần sử dụng hoá đơn chuyển đổi bao gồm:
- Doanh nghiệp cần chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của hàng hoá.
- Khách hàng yêu cầu lấy hoá đơn giấy chuyển đổi từ hoá đơn điện tử.
- Sử dụng để hoàn thiện bộ chứng từ thanh toán của kế toán nội bộ.
- Lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật.
2. Yêu cầu nội dung hóa đơn chuyển đổi
Hoá đơn chuyển đổi cần phải đảm bảo nội dung đúng với hoá đơn điện tử được chuyển đổi. Chính vì thế, hoá đơn chuyển đổi cần phải có các nội dung đầy đủ như một hoá đơn điện tử, cụ thể:
Hình 2: Hoá đơn điện tử được dùng với mục đích lưu trữ, theo dõi các giao dịch điện tử.
- Tên hoá đơn, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu số hoá đơn và số hoá đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua (nếu người mua có bán số thuế).
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá của hàng hoá, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT đối với hoá đơn GTGT.
- Tổng số tiền phải thanh toán.
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, người mua (nếu có).
- Thời điểm lập hoá đơn điện tử.
- Mã của cơ quan thuế với các hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước cùng các nội dung liên quan khác (nếu có).
Trong một số trường hợp đặc biệt, Bộ Tài chính sẽ có hướng dẫn cụ thể về việc hoá đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ những nội dung kể trên.
3. Quy định cần nắm khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Những quy định cần biết khi thực hiện chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hóa đơn giấy:
- Hoá đơn điện tử hợp pháp được phép chuyển đổi thành hoá đơn giấy.
- Khi chuyển đổi hoá đơn điện tử thành hoá đơn giấy cần đảm bảo sự khớp đúng nội dung giữa hai loại chứng từ.
- Hoá đơn giấy được chuyển đổi từ hoá đơn điện tử chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật, không có hiệu lực để giao dịch thanh toán.
Ngoại trừ trường hợp hoá đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối để chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Hình 3: Hoá đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi sang hóa đơn giấy.
4. Giá trị pháp lý của hóa đơn chuyển đổi như thế nào
Một số kế toán viên vẫn dựa theo những quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC nên cho rằng hoá đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý khi đảm bảo được các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn gốc, có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi theo quy định của pháp luật.
Tuy nhiên, Thông tư 32/2011/TT-BTC đã hết hiệu lực thi hành từ ngày 31/10/2020. Từ ngày 01/11/2020, doanh nghiệp chỉ áp dụng quy định về chuyển đổi hoá đơn điện tử sang chứng từ giấy theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Khoản 3, Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định, hoá đơn điện tử khi chuyển sang chứng từ giấy chỉ có giá trị để lưu trữ, theo dõi theo quy định của pháp luật và không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán. Trừ trường hợp hoá đơn được lập từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
5. Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không?
Trước đây, hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử được dùng để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hoá.
Tuy nhiên, hiện nay các cơ quan chức năng đã có thể tra cứu thông tin hoá đơn điện tử phục vụ kiểm tra hàng hoá lưu thông trên thị trường trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Trong một số tình huống bất khả kháng do sự cố, người vận chuyển hàng hoá có bản sao bằng giấy của hoá đơn điện tử (không cần ký tên, đóng dấu của người mua, người bán) có thể xuất trình để cơ quan chức năng dựa trên thông tin đó để tra cứu dữ liệu điện tử.
Do đó, hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sử dụng với mục đích lưu trữ không cần phải có chữ ký, đóng dấu của người mua, người bán.
Hy vọng qua những chia sẻ của MIFI, kế toán viên đã nắm bắt được những điểm mới trong việc sử dụng hoá đơn điện tử an toàn. Từ đó, bạn có thể kịp thời áp dụng trong doanh nghiệp của mình.