Ưu điểm của hóa đơn điện tử là có thể lưu trữ và bảo quản dưới dạng dữ liệu điện tử. Tuy nhiên, có bắt buộc in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ không?
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, nhiều kế toán vẫn chưa biết cách lưu trữ sao cho đúng theo quy định của pháp luật. Tôi sẽ hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn và đúng pháp luật ở bài viết ngay dưới đây.
Lưu trữ hóa đơn điện tử thế nào thì đúng luật?
Bạn phải lưu trữ hóa đơn đã khởi tạo trong một thời gian nhất định, thông thường là 10 năm.
Theo quy định của pháp luật, hóa đơn khi đã phát hành cần được lưu trữ với một thời hạn nhất định, thông thường là 10 năm. Cụ thể, Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14 tháng 03 năm 2011 quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử được tiến hành như sau:
“Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ dùng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Khi lập báo cáo tài chính bắt buộc lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin. Chẳng hạn: bút nhớ (đĩa Flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến”.
Theo đó, để đảm bảo an toàn cho dữ liệu hóa đơn điện tử, không bị Virus tấn công hoặc gặp cố kỹ thuật ngoài ý muốn, các doanh nghiệp nên hợp tác với công ty cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Các đơn vị này phải có các chứng chỉ về an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu.
Có bắt buộc in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ không?
Có bắt buộc in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ không? Chỉ một số trường hợp theo Luật.
Các trường hợp chuyển đổi in hóa đơn
Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14 tháng 03 năm 2011 cũng quy định: trong một số trường hợp nhất đinh, người bán và người mua được phép in chuyển đổi hóa đơn. Các trường hợp đó bao gồm:
- Để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông, người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Tuy nhiên chỉ được chuyển đổi một (01) lần.
- Nhằm mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14 tháng 03 năm 2011 đồng thời trên hóa đơn phải có chữ ký, dấu của người đại diện theo pháp luật của bên bán.
- Để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán, người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.
Như vậy, Có bắt buộc in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ không? Câu trả lời của tôi là không phải lúc nào kế toán cũng phải bắt buộc in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ. Mà chỉ thực hiện khi nó cần thiết với mình và trong các trường hợp đã nêu ở trên.
Các trường hợp chuyển đổi khác
Ngoài ra, trường hợp làm mất hóa đơn chuyển đổi do các nguyên nhân như thất lạc, vận chuyển hoặc do các yếu tố khách quan khác, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử bằng File thay thế để cung cấp cho cơ quan chức năng. Đồng thời doanh nghiệp này không phải chịu phạt từ cơ quan thuế.
Ngày nay, một số phần mềm hóa đơn có thể giúp bạn dễ dàng chuyển đổi hóa đơn điện tử bằng 2 cách: Chuyển hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy với từng cái một hoặc chuyển hàng loạt hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy.
Lưu trữ hóa đơn an toàn, khoa học
Lưu trữ hóa đơn là một trong những công việc mà kế toán phải đảm nhận. Tuy nhiên, lưu trữ hóa đơn điện tử thế nào cho an toàn, khoa học thì không phải ai cũng biết. Tôi sẽ hướng dẫn bạn lưu trữ hóa đơn mua vào và bán ra một cách khoa học nhất ngay sau đây.
Lưu trữ hóa đơn điện tử mua vào
Lưu trữ hóa đơn đầu vào một cách an toàn, khoa học không hề đơn giản.
Tôi sẽ chỉ bạn các bước lưu trữ hóa đơn mua vào an toàn nhất:
- Đầu tiên hãy tạo một Email riêng để lưu hóa đơn. Đồng thời thông báo Email này tới tất cả bên bán. Ngoài ra, bạn cũng cần cài đặt để chuyển tiếp Email này về Email cấp quản lý.
- Lập thư mục Google Drive cho Email lưu nhận hóa đơn đó.
- Khi nhận được Email, kế toán sẽ tiến hành tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính. Công việc này tương tự như lưu 1 File Excel mà thôi. Sau đó, bạn đổi tên File hóa đơn đó tương ứng với Mst, tên người bán, số hóa đơn.
- Tiếp đó, bạn kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào File Excel như: mã số thuế người bán, mã tra cứu hóa đơn. Sau đó, bạn chèn Link trỏ tới hóa đơn đó để tiện tra cứu khi cần.
- Bước cuối cùng, hãy đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive.
Hóa đơn điện tử bán ra lưu trữ như thế nào?
Xem trước để kiểm tra các thông tin trong hóa đơn nhằm tránh các sai sót có thể xảy ra.
Đối với hóa đơn bán ra, bạn cần:
- Trong quá trình lập hóa đơn, điều quan trọng bạn phải làm là bật chế độ xem trước trước khi ký nhằm kiểm tra các thông tin trên hóa đơn đã chính xác hay chưa, bao gồm: tên khách hàng và các chỉ tiêu hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, VAT, số tiền bằng chữ…
- Tiếp theo, để tránh sai sót, sau khi ký hóa đơn xong và trước khi gửi cho khách hàng, bạn đừng quên xem lại lần nữa.
- Thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử vào một thư mục. Cập nhật nội dung trên hóa đơn điện tử đó vào File Excel bao gồm: Tên khách hàng, mã số thuế, Số tiền trước VAT, Sau VAT, mã tra cứu. Đồng thời, để tiện tra cứu khi cần thì kế toán nên chèn link trỏ tới hóa đơn này.
- Để đảm bảo an toàn dữ liệu, thư mục chứa File Excel này cũng nên được đồng bộ với Google Drive.
Có thể lưu trữ hóa đơn điện tử theo nhiều cách khác nhau, miễn là nó khoa học và đảm bảo độ an toàn cho dữ liệu.
Lưu trữ Hóa đơn điện tử trên Hệ thống
Ngoài cách lưu trữ mà tôi hướng dẫn ở trên, hóa đơn điện tử có thể được doanh nghiệp lưu trữ theo nhiều cách khác nữa. Đặc biệt, hóa đơn có thể được lưu trữ an toàn và bảo mật thông qua hệ thống lưu trữ của đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử.
Pháp luật chỉ quy định một số trường hợp cụ thể, doanh nghiệp cần in hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để lưu trữ. Hóa đơn giấy có tính pháp lý khi nó đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn gốc.
Tổng kết
Bạn đã biết “có bắt buộc in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ không” sau khi đọc những gì tôi chia sẻ trên đây rồi phải không nào. Quy trình quản lý, lưu trữ hóa đơn cần được thực hiện theo đúng các quy định của Pháp luật hiện hành. Do đó, bạn nên tìm hiểu kỹ để tránh làm sai, gây ra những hậu quả đáng tiếc về sau.
Tham khảo thêm: Thủ tục mất hóa đơn – 3 điều kế toán cần phải thực hiện